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パワーポイントを10倍早くする使い方!ツールバーのコマンドカスタマイズ

パワーポイントを10倍早くする使い方!ツールバーのコマンドカスタマイズ

会社に入って始めてPowerPointで企画提案書をつくることになりました。
PowerPointを使うのは始めてなので、マニュアル本を購入します。本を開くとまず書かれているのは「PowerPointとは何か」からはじまって「テーマを選ぶ」とか「テキストを入力する」といった具合が一般的です。あなたは本の進行にしたがって一通り操作をしてみます。

PowerPointはあなたが小学校入学前に親が揃えてくれた「鉛筆」「消しゴム」「ノート」といった文房具と同じように単なる道具にすぎません。
どんなに腕の立つPowerPointの達人でも、企画提案書づくりがうまくできるとは限りません。道具をうまく使えることと、自分で企画を考えて伝わりやすいようにまとめることは別だからです。

PowerPointでなくても企画提案書はつくれます。EXCELやWordでつくる人もいますし、手書きの人もいます。「提案内容を聴き手に理解してもらい、実行してもらう」という目的を達成できれば、道具は何でも良いのです。

とはいえ、会社では企画提案書は「パワポにしておいて…」と言われるほどPowerPointでつくることが普通です。また、PowerPointは他の道具にくらべたら格段に企画提案書づくりの道具として優れています。

マニュアル本に従って一通りPowerPointの操作を覚えていくもの良いのですが、ちょっと覚える順番を変えるだけで、今までの10倍効率的に伝わりやすい企画提案書をつくれるようになる方法があります。

それは、私のような企画提案書づくりを仕事としている人達が行っている「前さばきの仕事」です。事前にこれを行うことで、プロはPowerPointでの資料づくりの作業時間を短縮しています。その分を企画を考える時間に回すことができるのです。

これからPowerPointをはじめて使う「パワポ一年生」がまず最初に覚えておくべきことを10回にわたってお伝えしていきます。対象バージョンは最新版のPowerPoint 2013です。それでは、はじめましょう。

よく使う使うコマンドをクイックアクセスバーに登録する

まず、一番はじめにPowerPointを立ち上げて行うことです。何も考えずにこれから書く通りに実行してください。

見やすい企画提案書にするために頻繁に使うコマンドがいくつかあります。これらのコマンドをクイックアクセスツールバーに登録しておくことで、いつでも使える状態にしておきます。クイックアクセスツールバーとは自分好みのコマンドを登録しておけるカスタマイズ可能なツールバーです。

①左下のマークをクリック
左下のマークをクリック

②その他のコマンドを選択
その他のコマンドを選択

③左側のコマンドから必要なコマンドを選んで追加をクリックすると右側に追加されます。
左側のコマンドから必要なコマンドを選んで追加をクリックすると右側に追加されます

以上でクイックアクセスツールバーにコマンドが登録されます。以下は筆者のクイックアクセスツールバーです。
※クイックアクセスツールバーにコマンドを登録する方法は他にもあります。もっと知りたい方は検索エンジンで検索してみてください。

クイックアクセスツールバー

見やすい企画提案書にするために
頻繁に使うコマンドは以下の4つです。

オブジェクトの位置(配置):テキストや図形を一定の方向に揃える。

オブジェクトの位置(配置):テキストや図形を一定の方向に揃える

テキストや図形、写真などがきれいに揃っていないと、とても見づらく、きたない企画提案資料となってしまい読む気になれません。整理整頓は仕事の基本です。

オブジェクトの順序:テキストや図形の前後を入れ替える。

オブジェクトの順序:テキストや図形の前後を入れ替える

テキストや図形はスライドに配置した順番で前後が決定してしまいます。この、前後の順番を入れ替えるために使用するコマンドです。

オブジェクトのグループ化:テキストや図形をまとめてグループ(解除)にする。

オブジェクトのグループ化:テキストや図形をまとめてグループ(解除)にする

配置したテキストや図形が多くなると整列や移動させる時に選択しずらくなります。グループ化しておくことで作業が楽になります。

文字の配置

文字の配置

横書きのテキストは通常は左揃えにします。タイトルなどは中央揃えにするのが良いでしょう。基本はこのふたつだけでこと足りますが、レイアウトのバランスをとるために右揃えやデザイン上の見栄えやルビなどは均等配置を使うこともあります。

次回

さあ、これらのコマンドをクイックアクセスツールバーに登録できたら、一番はじめの「前さばき」は完了です。これらのコマンドはなくてはならないほど重要なコマンドです。これらのコマンドされしっかりつかえれば一皮むけた企画提案書をつくることができます。次回はさらにスピードアップするために2回にわたって「テンプレート」のカスタマイズを行います。

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