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フリーライターの電話対応・メール返信3箇条~円滑なコミュニケーションが仕事を増やす~

フリーライターの電話対応・メール返信3箇条~円滑なコミュニケーションが仕事を増やす~

フリーライターは自宅や個人のオフィスで仕事をすることが多いため、編集者との連絡はメールや電話、チャットツールなど、「顔の見えない」やりとりになることがほとんどです。

互いの表情や感情の読み取れないコミュニケーションでは、相手からの連絡に対する反応の迅速や、こちらから伝える情報のわかりやすさなど、コミュニケーションの一つひとつへの気配りがいっそう必要となります。

今回は、ライターの連絡相手である編集者の立場から、「一緒に仕事をやりやすい」と感じるライターの電話対応・メール返信について、実例を交えながら紹介します。

編集者との円滑なコミュニケーションがライターの仕事を増やす

編集者は、依頼のための連絡がつきやすかったり、連絡に対する反応が良かったりする人に対して優先的に仕事をお願いしたいと考えています。当然のことのように思えますが、それは一体なぜなのでしょうか。

校正や校閲など……ライターから原稿を受け取ったあとにも、編集者の作業はまだまだ続きます。つまり、ライターに課せられた締め切りの先には、原稿を記事として世に送り出すためのもうひとつの締め切りがあるということです。我々は、それらの作業を考慮して執筆作業の締め切りを設けています。

編集者の本音としては、そのスケジュール通りに進めてくれるライターに原稿の執筆を依頼したいと考えています。編集者との円滑な連絡のやりとりが、ライターが仕事を増やすカギであると言えるでしょう。

電話対応・メール返信の要注意パターン

ライターとの連絡が円滑に進まなかったために、編集者が仕事をほかのライターに依頼しなおすというケースはよく起こっています。また、連絡がスムーズにいかない状況が繰り返されると、そのライターの文章力がどれほど高くても、編集者としては次の仕事の依頼をためらってしまいます。せっかくのチャンスを無駄にしないよう、こまめに連絡をとるようにしましょう。

【保存版】在宅ライターと編集者の電話・メールのやりとり3カ条

では、編集者が安心して仕事をお願いしたいと感じるライターの電話・メール対応とはどのようなものでしょうか。以下で、仕事のチャンスを確実につかむためのコミュニケーション術を3つ紹介します。

【1】電話・メールは24時間以内に対応

折り返しの電話や返信は、24時間以内を心がけるようにしましょう。これは、編集者から依頼主への納品スケジュールに影響が出てしまう時間のロスが、およそ24時間であるためです。

また、仕事の依頼に対して、依頼を受けられるかどうかの返答がすぐにはできない場合は、依頼を確認した旨、並びに即答ができない旨を早めに伝えるようにしましょう。その際、返答ができる具体的な日時を伝えると、編集者も安心します。

なお、旅行など個人的な都合で連絡がつきにくくなる場合にも、具体的な期間とともに事前に知らせておくようにしましょう。

【2】要点をおさえたコミュニケーション

編集者とメールや電話でやりとりする際には、要点をおさえたわかりやすいコミュニケーションを心がけましょう。

  • メール、チャットツール

    誤解を招く表現を避け、わかりやすい文章を簡潔に書くようにしましょう。メールやチャットツールの文面における文章力も、スキルの評価につながる場合さえあります。編集者は常にライターの文章を見ているということを心にとめておきましょう。また、改行や箇条書きを適宜活用するなど、視覚的に見やすい文面にすることもポイントです。

  • 電話

    電話には、相手の時間を拘束してしまうという性質があります。用件を簡潔に伝えるようにしましょう。長話になると、話し合うべき内容がわかりづらくなってしまいます。仕事の可否についての「はい・いいえ」をはっきり伝えたり、ライター側から電話をするときには冒頭で「●件、質問したい内容があります」などと明言したりと、要点をおさえた電話応対をするようにしましょう。

【3】明るく丁寧な対応で好印象を与える

仕事を自らつかみにいくライター職は、営業職と似ています。営業職と同様、相手に好印象を与えるやりとりが重要です。メールや電話でのやりとりは、「取引先」である編集者とコミュニケーションをとることができる数少ない機会であるため、自身の人柄をアピールするチャンスであると考えましょう。

顔の見えないやりとりのなかでも、明るく前向きな姿勢が伝わる文面や言い回しは、編集者に親しみやすさや安心感を与えます。

「お世話になっております」「お手数をおかけいたします」「ありがとうございます」「お時間よろしいでしょうか」「よろしくお願いいたします」など、丁寧なあいさつや相手を思いやる言い回しを意識してみてください。電話やメールでの応対が事務的すぎると、編集者側も、ややとっつきづらい印象を持ってしまうため、注意しましょう。

おわりに

電話やメールなどのコミュニケーションは、編集者の信頼を獲得するための良い機会です。好印象を与えるスムーズなやりとりを積み重ね、確実に仕事のチャンスをつかんでください。

著者プロフィール:伊藤 謙三
株式会社YOSCA 編集

青山学院大学経済学部卒業後、YOSCAに参画。ライターの記事を隈なくチェックして記事の品質を保つ「YOSCAの番人」であるとともに、ライターには一人ひとりにフィードバックを行って成長を促す「指導役」としての顔を併せ持つ。趣味は音楽鑑賞、アコースティックギター、カラオケ。

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