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【ライター向けノウハウ】イチイチ書いてられないテンプレは、Wordテンプレートやマクロで効率化

【ライター向けノウハウ】イチイチ書いてられないテンプレは、Wordテンプレートやマクロで効率化

たとえば、クライアントからの指示で記事の最初には必ず以下のテキストを入れなくてはいけない、という案件があるとします。

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毎度記事を書き始める時に、都度これをタイピングするのはかなり面倒ですよね?そこで、この作業をWordの機能を使って自動化してみましょう。今回は、2つのアプローチをご紹介します。

その1 Wordのテンプレートを利用する

Wordには、テンプレートという便利な機能(ファイル)があります。使い方は非常に簡単。まずは常に書かなくてはいけないテキストをWordファイルに記載し、「名前を付けて保存」をします。

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次に、「ファイルの種類」の中の項目から「Wordテンプレート」を選択し、保存をしましょう。これでテンプレートファイルの作成は完了です。

次回から記事を書き始める際にはWordを開き「新規作成画面」から、個人用のテンプレートを読み込めるようになります。ここで先ほど作成したテンプレートファイルを選択すれば、同様の環境で作業を始められます。

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テンプレートファイルの良いところは、誤って上書きを押してしまっても自動で「名前を付けて保存」になるところです。テンプレートファイルを上書きしたい場合は、改めて前述の手順を使い、ファイルの種類を「Wordテンプレート」にしなくてはいけません。

その2 マクロを利用する

もうひとつの方法はWordのマクロを使った方法です。マクロと聞くと、なんだか小難しそうに聞こえるかもしれませんが、実はそこまで難しいことではありません。ぜひトライしてみましょう。

まずはWordのタブから「開発」を選択します。開発タブが表示されていない場合は、以下のページを参照して、表示されるよう準備してください。

[開発] タブを表示する - Office のサポート

開発のメニューがリボンUIに展開されたら、「マクロの記録」をクリックします。ウィンドウが表示されますので、そこでマクロ名を決めます。今回は「記事テンプレ」としました。

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次に「OK」をクリックし、テンプレとなるテキストを書きます。この際注意して欲しいのは、コピー&ペーストをしてはいけない、ということです。詳しくは割愛しますが、今回の用途であれば、必ずテンプレのテキストをイチからタイピングするようにしましょう。

テキストの記入が終わったら、先ほどの「マクロの記録」があったところに表示されている「記録終了」を押してください。これでマクロの登録は完了です。

次から作業をはじめる時には、Wordを新規で作成した後、「開発」>「マクロ」をクリック。その後表示されるウィンドウの中から「記事テンプレ」(自身で登録したマクロ)を選択し 実行してください。白紙のページに、テンプレの文字が自動で記載されます。

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このように、マクロは敬遠されがちですが非常に簡単で便利に使える機能です。一度やり方を覚えればいろいろな場面で活用できますので、ライターの方もぜひ積極的に使ってみてください。

まとめ

今回は、Wordテンプレートとマクロを使ったテクニックをご紹介しました。どちらもメジャーな機能なのですが、意外に使われていない方も多いようです。少しでも作業を効率化するために、ぜひご活用ください。

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