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時間管理を極める。手法と主なソフトウェア×24選

時間管理を極める。手法と主なソフトウェア×24選

 この世の中で命の次に貴重と言えるのが「時間」です。有限であり、個人が持てる時間は誰でも共通です。怠惰に過ごそうとも、勤勉に過ごそうともまったく同じ24時間でしかありません。ビジネスにおいてM&Aは時間を買うと言われるほど、一定の時間を費やさなければ得られない結果は貴重なリソースになります。

そんな「時間」をより効率的に、より生産性高く使おうと思うのは当たり前のことです。しかしすでに動いているワークフローを抜本的に見直すのは困難です。見直したとしてもスイッチングコストが高くつきます。そこでお勧めなのが改善です。

改善を行うためには、まず現状分析が必須になります(分析せずとも分かる無駄は今すぐ止めるべきです)。今回はそんな現状分析を助けてくれる時間管理ソフトウェアについて、その種類と向き不向きとともに取り上げてみたいと思います。

種別について

 一口に時間管理ソフトウェアといっても幾つかの種類があります。選択肢として考えられるのは「プラットフォーム」「対応人数」「管理手法」になるのではないでしょうか。個人で行う場合と部署内で行う場合はもちろん異なりますし、社内にいる時間の多い職種とそうでない職種とで最適なツールは異なるはずです。

まず個人で手軽にはじめられるものとして、ローカルアプリケーション型が考えられます。ただしローカルアプリケーション型はWindowsやMac OSX、Linuxなどと環境依存してしまう問題があります。それを解決する手段としてはAdobe AIRやJava製といったマルチプラットフォーム対応型ソフトウェアを用いるという方法が考えられます(もちろんソフトウェア自体がマルチプラットフォームに対応していれば問題ありません)。

もう一つのプラットフォームとしてWebがあります。Webの場合はブラウザさえあれば使えるのが利点です。ただしローカルアプリケーションとは異なり、自動計測のような仕組みは難しいという問題があります。プロセスなどのOS内部の仕組みに突っ込めないため、どうしてもユーザによるアクションが必要になります。さらに最近では出先でも容易に使えるようにするため、スマートフォン対応も必要になっています。スマートフォンを使えばPCの情報管理と切り離せるので、より手軽に使えるようになることでしょう。

次に対応人数です。個人で行う場合か複数人に対応しているかの違いになります。個人で使うツールは複数人でばらばらに利用することもできますが、使い方が統一されないために正しい計測にならない可能性があります。複数人数に対応したものは情報共有が手軽な反面、ローカルアプリケーション型は少なくWeb型が多い傾向があります。

最後に管理手法になります。一つは自動計測型があります。これはOSのプロセスやフォアグラウンドにあるアプリケーションを監視して利用時間を計測するというものです。これは何の設定もいらない反面、プログラム単位でしか分からないために何の業務を行っていたかは分からないという問題があります。特に最近ではWebアプリケーションも増えているために情報収集をしているのか、さぼっているのか、開発のチェックをしているのかといった区別がつきづらいのが難点です。もう一つの手法はボタンを押すタイプです。予めプロジェクトやタスクを定義しておき、その作業を行う前後にボタンを押すものです。何の作業を行うかが明確になるので後で分析が行いやすい反面、ボタンを押し忘れるとデータが無意味なものになってしまいます。もちろんツールによっては後で時間を直したり追加できるものもあります。

目的を明確にする

 どのようなツールを使ったとしても、人為的ミスは混入すると考える必要があります。例えばブラウザを立ち上げたまま外出すればトラッキング型のアプリケーションは誤った計測をしてしまいます。また計測のためのボタンを押し忘れればミーティング中にずっと開発をしていた、といった結果になるでしょう。 そのような人為的ミスをふまえた上で、何を目的にして取り組んでいるのかを考える必要があります。その目的によっては精度はそこまで高くなくとも大丈夫と判断できるかもしれません。プロジェクトのコストを算出するのか、数時間単位の無駄を探すのか、数分単位なのか…目的が重要です。

計測にもコストがかかる

 時間管理を行うには何らかのアクションが必要であったり、結果を集計して分析したりとコストがかかることを把握しておく必要があります。特に作業前にボタンを押すといったアクションは簡単そうに見えて意外と面倒です。押し間違えたときのことを考えて修正する時間を予め確保しておく必要があります。おおよそ一日30分くらいの生産性が失われると考えれば良いかと思います。そのための時間確保ならびに生産性低下を把握した上で、許容範囲内の期間で測定を行わなければなりません。

Windows用

Mac OSX用

Web

マルチプラットフォーム

スマートフォン

その他

まとめ

 時間を大事にするには、まず現状どれくらいの無駄があるのかを認識することが必須です。浮かび上がった問題点が分かれば、それを改善することでどれくらい生産性が向上したかも分かるでしょう。その現状把握のためのツールとして、今回挙げたソフトウェアを役立ててください。

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