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 kintoneとは何か?

kintoneとは

 kintone。不思議とワクワクする名前です。kintoneとは、クラウド上で簡単にアプリを作ることの出来るサービスです。サイボウズ社が提供・運営しており、サービス開始からはや4年にして国内だけでなく海外でも支持を集めています。

kintone - サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

 ここでは改めて、kintoneをやさしく語ってみたいと思います。クラウドと言われてもよく分からないし、エクセルで自社の業務は十分回っているからクラウドは不要じゃないの、という方にこそ本記事を読んで頂きたい、そう思います。 なぜなら、kintoneは単なるExcelの代替サービスではないからです。kintoneはExcelの欠点を補うどころか、Excelで作った業務システムを遥かに上回る仕組みを簡単に作る事が出来ます。

ケース1・台帳

 社員台帳、顧客台帳などをkintoneでは簡単に作ることができます。これら台帳では、見られたくない情報がありますよね。Excelで管理する場合、そういった機密情報項目は別ブックに分けて管理するのではないでしょうか。つまり基本情報と機密情報がExcel上で全くリンクしないわけです。これでは手間が掛かるばかりです。

kintoneではログインするユーザー毎に閲覧や編集などの権限を分ける仕組みが備わっています。kintoneの権限設定の仕組みを使うことで、台帳管理の手間が大幅に省けます。

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ケース2・日報

 Excelの日報だと、外回りの営業担当に一旦自社に立ち寄って作成してもらうか、外出先からメールでExcelを添付しての運用が一般的だと思います。営業担当がファイルサーバーまたはパソコン内に雑然と保存した日報の山。メール添付によってお互いのメールボックスが溢れに溢れた状態。少し前まではこうした不便な運用が当たり前でした。

しかしkintoneを使えばWeb上で簡単に入力フォームが作れるのです。入力フォームは統一のフォーマットですから、勝手にExcelのフォーマットを変えられ、集計に一苦労することもなくなります。もうファイルサーバーに同じような日報ファイルが溢れることなく、メールソフトをパンクさせることもありません。Web上で整然とした日報管理が可能となります。

ケース3・お問い合わせ履歴

 Excelでも問い合わせ履歴を管理する事はよく行います。しかし、例えば一つの問い合わせ案件に対して、コメントの入力が必要になることがあります。セルの横幅や行高を精いっぱい拡げ、文字で埋め尽くされたExcelファイルってよく見かけますよね。または際限なく横にコメント列が追加されているExcelとか。kintoneでは各レコード単位でコメントの入力が標準で可能です。なので、そういった文字だらけのExcelシートからはサヨナラできます。また、Excelに画像は添付できますが、ワードやパワーポイントを埋め込むとなると、レイアウトの統一が大変です。

これもkintoneだと添付ファイルを扱えるので心配ありません。さらに、クレームへの対応時期が遅れたら大事です。事前にクレーム対応が遅れていることが通知できれば便利ですよね。kintoneのプロセス管理は、様々な条件を設定してメールでお知らせすることができるのです。

ケース4・その他

 それ以外にもkintoneでは自由に簡単にプログラムいらずでアプリを作ることができます。それは例えば交通費精算や予定表、受発注管理や名刺管理など。アイデア次第で様々なアプリが作れてしまうのです(但しライトコースだとアプリの数は200個に制限されます)。また、kintoneのベースには確固たるセキュリティ基盤があり、厳格なポリシーを元に運用されているため、情報漏洩の心配は無用です。また、拡張性も豊かで他システムとの連携も可能です。さらに、コミュニケーション機能も充実しているため、工夫次第では基幹システムの替わりとして充分使うことが可能です。

次回

次回は株式会社アクアビットという会社を例に挙げ、kintoneの導入に向けての様子を説明致します。

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