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これからはじめるGTDと関連ソフトウェア

これからはじめるGTDと関連ソフトウェア

GTDとは?

GTD(Getting Things Doneの頭文字)をご存じですか。仕事術の一つで、頭の中にある「次にやること」をはじめとしてタスクをすべて書き出してしまうことで頭の中を空っぽにし、思い出すのにかかるストレスから解放されることなどが特徴です。

2006年くらいから流行り始め、数々の手法が編み出されています。中にはGTDをはじめてみたものの、なかなかうまくいかずに頓挫してしまった経験がある方もいるのではないでしょうか。そこで今回はGTDの基本の復習と、関連するソフトウェアの紹介をしたいと思います。各ソフトウェアはGTDに特化したものばかりで、そのワークスタイルを習得するのに役立つはずです。

GTDの基本ステップは単純です。

  • 収集
  • 処理/整理
  • 見直し
  • 実行

となっています。そしてもう一つ大事なのが、普段からメモを取る行為です。

1. 収集

頭の中で覚えていること(タスク、問題点)をすべて書き出していきます。書き出す先はソフトウェアでも紙でもかまいません。この時、ただ頭の中からひねり出すのではなく、普段から使っているメモを参照にしながら行うと良いとされています。これは「バケット」と呼ばれる情報の一時収容場所で、最終的には空にしなければなりません。

2. 処理/整理

バケットにあるタスクをリストに分類していきます。この時、ピックアップしたタスクは再度バケットに戻してはいけません。必ずいずれかのリストに分類されます。分類の仕方は以下のようになります。

  • 行動しなければならないか否か
  • 行動しない場合は「資料」「いつかする」「ゴミ箱」のいずれかに分類します。
  • 次に行動する場合は「すぐやる/次のアクション」「プロジェクト」「連絡待ち」「カレンダー」のいずれかに入ります。

それぞれ意味は次の通りです。

・すぐやる/次のアクション

2分以内で終わりそうなものはその場ですぐに片付けて完了させます。そうでなくともすぐにやるべきものは「次のアクション」リストに登録します。

・プロジェクト

複雑なものはプロジェクトとして登録し、計画を立てて行います。これは定期的に見直します。

・連絡待ち

そのタスクを人に任せる場合は依頼し、連絡待ちに登録します。

・カレンダー

今すぐでなくとも良いものはカレンダーに入れ、後で実行します。

3. 見直し

GTDの肝とされるのがこの見直し(レビュー)です。基本は週1回となっているようです。処理されていないリストの見直し、新しいタスクの収集などが主な目的になります。GTDの開発者は43Foldersと言う方法を使っています。これはタスクを12ヶ月分+31日分のフォルダを作成し、毎日当日分のフォルダをあけて仕事をこなして空にするという方法です。

4. 実行

後はやるのみです。リストの作成などは時間がかかるためにGTDのベースを整えることが目的化してしまう可能性がありますが、本来の目的は仕事を先延ばしにせず、タスクを適切にこなしていくことにあります。そのため何はともあれ実行を伴ってこそGTDの意味があるといえます。

関連ソフトウェア

次にGTDに特化したソフトウェアを紹介します。GTDでは一定のフォーマットが定められているため、このように専用ソフトウェアを使ってはじめることでノウハウも同時に吸収できるメリットがあります。

TaskUnifier

JavaアプリなのでWindows/Mac OSX/Linuxとマルチプラットフォームで動作します。

Android Shuffle

Android向けのGTDソフトウェアです。

GTD-Free

Windows用のソフトウェアです。

Thinking Rock

純粋にGTD向けに作られています。Java製のソフトウェアです。

MonkeyGTD

ローカルで動くWikiエンジンにGTDを追加しています。

GTDGmail

Gmail上でGTDを使えるようにした機能拡張です。

NXT Web

Webサーバを内蔵していますのでオフラインでも使えて、Webブラウザから利用します。

新年からはじめるGTD「ReviewableMind」

特にレビューを重視して作られています。Webブラウザ向けです。

Kinkless GTD

OmniOutliner Proへのプラグインで提供されるGTDソフトウェアです。

gtd-php

Webブラウザから利用するGTDソフトウェアです。

Tracks

Ruby on Rails製です。画面遷移が少なくスムーズに操作できます。

Pimki

Wikiエンジンの中にGTDを含めています。Todoリスト的にも使えます。

TaskFreak

マルチユーザモードが用意されています。GTD準拠というのが売りです。

まとめ

タスク管理ソフトウェアは実に多様に存在し、そのための啓蒙本もとても多いです。常にニーズの多い技術と言えるでしょう。年々新しい手法が生み出され、かつ紹介されていますが、すぐに廃れてしまうものも数多いです。いずれにせよ重要なのは継続と自分なりのスタイルを生み出していくことにあるでしょう。これまでにGTDに取り組みつつも頓挫してしまった、諦めてしまったという方も新年に向け、導入を検討してみてください。

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