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kintoneで作る社員名簿アプリ 項目内容とテーブルについて理解する

kintoneで作る社員名簿アプリ 項目内容とテーブルについて理解する

項目について

さて、お二人の協力で、無事項目が追加できました。kintoneはこのように自由自在に項目を追加したり更新したり削除したりできます。さらに項目毎に様々な設定が可能なので、あまりシステムやプログラムを知らなくても、簡単に業務システムが組み上げられるのです。

フォームの画面の左には、kintoneで作成可能な項目がまとめられています。

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魚住さんと清水さんが項目の追加を行う中、項目の詳細な設定画面が登場したのを覚えていますでしょうか。その際は、「TEL」の表示を「携帯電話」に変えただけでした。

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その画面には、他にも多数の設定可能な項目がありました。

  • 「フィールド名を表示しない」
  • 「自動計算する」
  • 「必須項目にする」
  • 「値の重複を禁止する」
  • 文字数の「最小」と「最大」
  • 「初期値」

いずれもシステム構築においては避けては通れない項目です。

「フィールド名を表示しない」「自動計算する」の2つはフォームや帳票設計においては欠かせません。

「必須項目にする」、「値の重複を禁止する」、文字数の「最小」と「最大」、「初期値」はデータベース設計において欠かせません。

これらの設定項目をきちんと設定するかどうかは、とても重要です。システムを作り上げた後の運用や、システムによって出来上がったデータの信頼性をも左右します。

例えば「必須項目にする」。ここを設定しておくと、フォームで入力した後に入力チェックが可能となります。ここが必須になっていないと、データに欠かせない項目の値が抜けたままのデータが出来上がります。これは避けなければなりません。

また、「値の重複を禁止する」も同じです。例えば社員名簿のアプリでは、社員番号が同じ社員が2人いるとおかしいですよね。1番が例えば二人いたら、どうでしょう。株式会社アクアビットの社員名簿であれば、明石社長のデータと他の社員のデータを間違って処理したら大変なことになります。

文字数の「最小」と「最大」についても、誤入力を防ぐための重要な設定項目です。 また、「初期値」も同じです。もし決まりきった値が常に入るのであれば、わざわざ入力しなくとも最初から値が入っていたほうが楽ですよね。毎回入力の手間が僅かなものであっても、それが重なれば1時間にも2時間にもなります。その手間を省くだけで、導入の効果は後になってじわじわと効いてきます。システムを導入する目的は、決まりきった事務手続きの手間を省くため。kintoneを導入するのも同じ目的のはずです。であるからには、手間を省くような設定はなるべく利用するのが正しいでしょう。

項目の種類は文字列(1行)以外にも多数あります。それぞれの項目ごとに設定できる項目の種類は、 kintoneの公式ヘルプサイト をご覧頂くのが良いと思います。

さて、それでは、お二人の日次業務の引継ぎも終わったようです。また、kintoneに戻ってきてもらいましょう。

罫線の移動方法について

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    清水さん

    ありがとうございました。これで日々の入力は何とかなりそうです。また、何かありましたら教えてください。

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    魚住さん

    うん。お願いね。でも、kintoneがうまく使えるようになれば、kintoneで管理するようになるから、さっき覚えてもらった内容も使わなくなるかもしれないんだけどね。でも、管理の仕方は一緒なんで、よろしく~♪

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    清水さん

    はい!

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    魚住さん

    ではさっきのkintoneの続きをやろっか。えーと、どこまでやったかというと・・・・あ、備考を追加したところね。で、右の線がじゃまだと。

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    清水さん

    なんとなく右の線を選択して下に動かせそうな気がします。

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    魚住さん

    そうね。他の項目も動かせたもんね。やってみよう。お、動かせそう・・・

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    魚住さん

    行けるね。行けそうだね。位置を動かしすぎると違うところに行ってしまうけど、うまく調整して・・・

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    魚住さん

    出来たー♪

テーブルについて

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    清水さん

    魚住さん、この線の右側にある、表のようなアイコンはなんでしょうね?

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    魚住さん

    ん?確かに。そういえばさっきもTELを選択した時に同じアイコン出てたような気が・・・

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    魚住さん

    マウス持ってくとどうなるんだろ?あ、設定って出てきた!

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    魚住さん

    押してみる! えい! ん?どういう意味?これ?

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    清水さん

    テーブルってなんでしょうね? フィールドコードが入力できないようになっています。文章に罫線を含む行はテーブルにできません。って書いてますね。じゃあ他の行はテーブルに出来るんでしょうか?

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お二人に成り代わってテーブルについて説明します。 テーブルを説明する前に、第三章でご説明した内容を思いだしてください。Excelの社員名簿は一覧シートとフォームシートに別れていましたよね?

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kintoneも同じです。背後には一覧となるデータがあり、その一行一行がフォームとして現れています。社員名簿アプリの場合、社員一人一人が一つのフォーム上に表されていますが、その裏側ではデータベ]ース上で社員一人分が一行として格納されているのです。

では、人事履歴のように、社員一人の中で複数の行があるデータを現すにはどうすればよいでしょうか? 今回お二人に作ってもらっている社員名簿アプリには、配置・異動の記録という欄がありますよね。

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二見さんのように、入社した後に営業課長に昇進したような方だと、このように表されます。つまり、一つのフォームの中で複数行のデータを表現するのが「テーブル」なのです。

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ただし、テーブルにはいくつか制約があります。それは先ほど魚住さんと清水さんが戸惑っていたように、行の中に罫線フィールドがあると作れません。ラベルや関連レコードやスペース、グループその他書かれているフィールドが含まれているとダメです。また、すでに運用環境にあるフィールドも対象外とあります。運用環境とは、先ほど第五章の終わりで、魚住さんと清水さんが日次業務に入る前に設定完了のボタンを押しましたよね。あのボタンを押すことによって運用環境になったわけです。つまり、あの時点までに作成したフィールドに対してはテーブルとすることは出来ない事を意味します。

配属・異動の記録はアプリの最初からテーブルとして用意されていたので、上の図のようにフォーム内で複数行を扱うことができるわけです。この点は、お二人にマニュアルで勉強して頂くことにしましょう。

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    清水さん

    ・・・・というわけで、どうもテーブルはこの人事情報の履歴のことを指すようですね。

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    魚住さん

    なるほど・・・でもそういうことならば、テーブルは人事履歴以外には必要なさそうね。あとはレイアウトは。。。とりあえずこれで行ってみましょう!

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    清水さん

    はい!

次回は

今回で一旦、社員名簿アプリの項目追加は一段落し、項目や一覧も出来ました。でも、社員名簿は本来、機密情報にあたります。誰もが見られるような情報であってはなりませんよね。そこで次回は権限の設定についてご紹介したいと思います。権限設定はシステム開発に置いても面倒なところです。でもkintoneは簡単に設定ができます。まずは簡単な設定から入っていきましょう。

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