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kintoneアプリのアクセス権について理解する

kintoneアプリのアクセス権について理解する

前回のおさらい

前回に引き続き、権限についてご紹介したいと思います。前回、権限の説明の際に、ユーザーがないとそもそも設定ができませんよね。というわけで、組織やグループやユーザーの設定追加の方法を説明しました。

もともと権限の話は、明石社長からの注文がきっかけでした。権限についての機能を把握し、来週の会議で説明するための根拠を蓄える。これが明石社長からの注文内容でした。魚住さんと清水さんは協力し合って、無事組織やグループやユーザーを設定することができました。でも、まだ権限の設定は終わっていないのです。今回は、いよいよ本丸である権限の設定方法についての御紹介となります。

その前に一つだけお知らせです。先日の第7回をアップする前に、kintoneのバージョンアップがありました。今回のバージョンアップについては新デザインの切り替えやその他様々な機能追加がありました。しかし、本連載については旧デザインのままで行きたいと思います。また、今までの7回の連載で御紹介した機能は、今回のバージョンアップでも同じように使えます。ご安心くださいませ。それではお二人に場を譲ることにします。

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    魚住さん

    さて、お茶タイムも終わったことだし、続きやりましょうかね。来週の会議に向けて、明石さんが説明できるようにしないと。

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    清水さん

    はい。がんばりましょう♪

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    魚住さん

    さっきは組織とグループとユーザーを作ったんだよね?

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    清水さん

    そうですね。4ユーザーを作りましたので、今は5ユーザーがいますね。追加しましょうか?

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    魚住さん

    そうねぇ・・・デモの時にそこまで必要かなぁ。

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    清水さん

    デモ? デモまでやるんですか?会議でですか?

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    魚住さん

    会議の場ではやらないけど、明石さんには事前に説明できるようにはしておかないと。あの人、さばけたような口調で話すけど、結構細かいよ。多分会議にもkintoneの機能を把握してからのぞむはず。

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    清水さん

    なるほど。それは心しないと。ですね。じゃぁユーザーは今のままのほうがよいかもしれませんね。

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    魚住さん

    じゃぁ始めましょう♪

アプリのアクセス権の設定画面について

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    魚住さん

    えーっと、どこから始めようか・・・あ!そういえばさっき清水さんにガイドに目を通してもらったんだった!分かる?

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    清水さん

    はい!アプリの設定の画面からみたいです。これですね。この画面の右下のアクセス権から設定するみたいですよ。


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    魚住さん

    アプリとレコードとフィールド。なんとなく想像はつきそうだけどね。まずはアプリから見てみようか。


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    魚住さん

    アプリの画面に入ったけど・・・すでに二つ登録されているみたい。下のEveryoneはさっきグループにもあったよね。これはさっきのグループの設定からすると全ユーザーってことだろうね。で、問題は上のアプリ作成者。分からなくもないけど、どういう意味だろう?

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    清水さん

    ここにチェックが入っているのが、操作の種類みたいですね。アプリ作成者はオールマイティーってことでしょうね。


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    魚住さん

    そうみたいね。問題はアプリ作成者をどうやって見分けるかだね。「Administrator」で社員名簿アプリを作ったのは私たちだから、「Administrator」がアプリ作成者なのは分かるとしても、他のアカウントでアプリを作ったら、別のユーザーがアプリ作成者になるんだよね? どうやってアプリ作成者を見分ければいいんだろう?

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    清水さん

    確かにそうですね。ちょっと待ってください。。。。マニュアル読んでみます・・・うーん、見当たらないですねぇ。

アプリ作成者とは?

さて、ここで手助けを。実はアプリ作成者は管理画面には出て来ません。アプリ作成者を出すには、一覧から見るのが手っ取り早いです。第四回では魚住さんと清水さんが一覧のカスタマイズにチャレンジしました。その際に、左の項目に「作成者」がありました。こちらを一覧に追加すれば、簡単に作成者が確認できます。


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では新たに一覧を追加してみましょう。追加するにはアプリの設定画面から「一覧の追加」を選びます。

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で、追加したら新たな一覧として「作成者」とでも名付けて保存します。

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一覧を保存した後は設定完了のボタンも忘れないようにしましょう。すると「作成者」一覧も選べるようになりますから、

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すると、各レコードに作成者のみが表示された一覧が見られます。このAdministratorが社員名簿アプリの作成者となります。

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では、お二人に再び場を戻しましょう。

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    魚住さん

    なるほど、こうやって作成者って見られるんだねぇ。もうちょっと分かりやすく見られればよいのに・・・・ま、それは今後のバージョンアップに期待しましょう~

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    清水さん

    ですね~

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    魚住さん

    で、ここでチェックを入れれば、対象となる操作が出来るようになるのね。ここらあたりは、書いている通りの権限なんだろうね。


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    魚住さん

    この「アプリ管理」の項目、こういった設定の権限だよね。となると、私はちょっと、意地悪してみたくなるのだが・・・・。お!すごい! アプリ管理を外してみたら、こんなエラーが出た。ようは誰もアプリ管理ができなくなる設定は出来ないってことね。さっすが!


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アプリのアクセス権がどうやって効いているか

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    魚住さん

    じゃぁ、「Administrator」以外の人でログインしてみて、実際に権限が設定されているか見てみようよ。たとえばアプリ管理やファイル読み込み、ファイル書き出しが出来なくなっていればいいのよね。

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    清水さん

    はい、じゃあ、明石しゃ、いや明石さんでログインしてみましょうか。

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    魚住さん

    そうね。明石さんからいってみよう!ここからは清水さんが操作して。


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    清水さん

    あ、ログインしようとしたら、パスワードの変更を求められてしまいました。ど、どうしましょう・・・・


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    魚住さん

    うーんとりあえず末尾に1を追加して変更してしまおう。

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    清水さん

    はい。変更して、ログインすると・・・できました!


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    魚住さん

    ふーん、こんなふうになるのか。しかも似顔絵もちゃんと出てるよ。右上に。

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    清水さん

    もう少し大きくてもいいのに・・・・。で、えーと、社員名簿のアプリですよね。はい、入りました。ここでたしか右上の歯車でアプリの設定が・・・あ、確かkintoneシステム管理というメニューがあったはずなのが、なくなってますね。


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    清水さん

    そうそう、確かこんな感じにでたのですが。。。


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    清水さん

    さっきはこんなふうに出ていたはずの、ファイルの出力と入力も。


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    清水さん

    なくなってしまっていますね。


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    魚住さん

    それなら、次は「Everyone」に対してレコード閲覧を出来ないようにしたらどうしたらみてみようよ。

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    清水さん

    わかりました。一番左のレコード閲覧にチェックを入れてみますね。あ、レコード編集とレレコード削除からもチェックが外れましたね。

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    魚住さん

    なるほど!閲覧できないのなら編集も削除も出来る訳がないというわけね。親切だわ。


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    清水さん

    明石さんでログインしなおして社員名簿アプリに戻ってきました。出てますね!権限がないというエラーが!

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    魚住さん

    うーん、見事ね。これだけのことが設定一つで簡単に出来てしまうのね。Excelで同じことしようと思ったら、どんなけ時間と費用がかかるか。そもそもユーザーの考え方がほとんどないものね、Excelには。

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    清水さん

    シート保護やブック保護より細かくアクセス制限ができそうですね。


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アプリのアクセス権に組織・グループ・ユーザーを追加

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    魚住さん

    アプリの権限はなんとなくわかった気がするね。多分ユーザーもグループも組織も同じ。追加して、制限したい操作のチェックを外せば、制限できるんだろうね。グループを指定したら、グループに属するユーザーの操作が制限できる。多分そんな気がする。

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    清水さん

    たぶん組織も同じでしょうね。


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    魚住さん

    ちょっと見てみようよ。

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    清水さん

    はい。ここのコネクターみたいなアイコンですよね。押してみます。ぽち。

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    魚住さん

    うん。これね。組織とグループとその他。組織とグループは分かるんだけど、その他ってなんだろうね。


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    清水さん

    その他に行く前に、まずは、グループを見てみますね。

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    魚住さん

    あ、さっき作った「きんとん女子」もちゃんと出てるね。

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    清水さん

    なにか、異彩を放っていますね。まじめななかに「きんとん女子」って


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    清水さん

    その他を見てみますね。

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    魚住さん

    ああ、さっきのアプリ作成者のことか~。ここで右上の「追加」を押すとどうなると思う?

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    清水さん

    押してみますね。ぽち。・・・・あれ?何も反応しませんね。

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    魚住さん

    おかしいねぇ。


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    清水さん

    おかしいですねぇ。・・・あ、もしかしてここかな? ぽち。あ、アプリ作成者の文字を押すといいみたいですね。右側に「アプリ作成者」というのが出て来ました。

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    魚住さん

    なるほど、これはちょっと分かりにくいかも・・・

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    清水さん

    となると、ここで追加を押すのかな? ぽち。あれ。何も起きない・・・・あ、右側に追加された「アプリ作成者」を選択すると良いみたいですね。これでぽち。


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    清水さん

    画面が戻りました。あ、そうか。アプリ作成者は元々設定されていたから何もかわらないんですね。

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    魚住さん

    たぶん、「アプリ作成者」というのは組織でもグループでもないからその他なんだろうね。ここはやはり「きんとん女子」でしょ。


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    清水さん

    「きんとん女子」を選んでみましたが、右に三つ出てきましたね。「きんとん女子」と魚住さんと私の名前が。

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    魚住さん

    たぶん、一番上の「きんとん女子」を選べばよさそうね。その下の私たちは個別に設定できるってことじゃない?「きんとん女子」で追加してみたらどうなる?

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    きんとん女子が追加されましたね。

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    魚住さん

    なるほど、こういう風にして追加していくのね。行の右端には×マークがあるから、これを押せば削除できそうね。あとは、左端の▲▼ね。なんとなくこれ、順番変えれるような気がしない?

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    清水さん

    変えてみますね。


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    清水さん

    あ、マウスのカーソルが手になりましたよ~ ということは下に動かせるのかな・・・?・・あ、ドラッグできそうです。あ、動かせた!

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    魚住さん

    もうちょっと下にゆっくりと・・・あ、入れ替わったね。

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    清水さん

    下に移動しましたね。「きんとん女子」が。


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    清水さん

    並び替えできました!

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    魚住さん

    うん。お見事だね!


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    魚住さん

    こうなると、一番下には移動できないのか?って気にならない? ほら、一番下の「Everyone」の左横に▲▼がないんだけど・・・

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    清水さん

    確かに。「きんとん女子」を動かしてみますね。・・・・あ、変わらない。


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    魚住さん

    「Everyone」の横に▲▼がないってことは、「Everyone」は一番下に固定ってことよね。しかも右端の×ボタンもなさそう。ということは・・・どういう意味だろう?

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    清水さん

    確かにそうですね。「えぶりわん」が一番下に常にあるということですよね。つまり「えぶりわん」のアクセス権と、追加したユーザーやグループのアクセス権がうまく矛盾しないようになっているのだと思いますが・・・・

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    魚住さん

    それね!それよ。どうやって矛盾なくするのか。例えば、「きんとん女子」の「レコード編集」にチェック入ってて、「Everyone」の「レコード編集」からチェックが外れていたらどうなるか?

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    清水さん

    確かにそうですね。設定してみますね。


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    清水さん

    保存ボタンを押したら、アプリの設定画面に戻ってしまいました。設定完了のボタンも押しておきますね。


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    魚住さん

    じゃあ「きんとん女子」でログインし直してみましょう。

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    清水さん

    「きんとん女子」ってパスワードを設定してなかったような・・・たぶん魚住さんか私のどちらかでログインすると思いますよ。

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    魚住さん

    あ、そうか。うん。そうね・・・清水さんの名前でログインしてみてもらえる?

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    清水さん

    はい。

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    清水さん

    私もログインしたらパスワードを変えるように言われたので、明石さんと同じように末尾に1を加えておきました。


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    魚住さん

    ちょっと待ってね。さっきは「きんとん女子」の「レコード編集」にチェックを入れて、「Everyone」のチェックを外したんだよね?

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    ということは、清水さんのユーザーでログインして、レコード編集が出来ればいいのだから、、、、レコード編集が出来るかどうか試してもらえる?

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    清水さん

    はい。私の情報を編集してみますね。


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    清水さん

    備考欄に何か打ち込んでみますね。ついでにさっきこの前追加した、備考欄の書式を試してみますね。

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    魚住さん

    いいねぇ。お、いろいろと出来るねぇ。


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    清水さん

    保存します。ぽち。あ、保存できましたね。


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    魚住さん

    ということは、これで「きんとん女子」以外の誰かでログインしてみて、レコード編集ができなければ、我らの勝ちね。

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    清水さん

    (笑) 勝つって誰に勝つんですかwww

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    魚住さん

    当然、明石さん♪ 明石さんでログインしてみよう~

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    清水さん

    はい。ログインし直しました~


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    清水さん

    これで編集が出来なかったら勝ちwなんですよね。では、私の情報に移ってみますね。ぽち。あ、凄い!

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    魚住さん

    勝ったね!すごい! 編集のボタンがグレーになってて押せなくなっている。快勝ね!!


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    魚住さん

    明石さんに勝ったところで、権限のところをもう一回おさらいしてみよう。「きんとん女子」で設定した情報は、「Everyone」で設定した情報より優先されたよね。

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    じゃあ、「きんとん女子」と清水さんを比較したらどうなると思う? それと気になっているのは権限の一覧の一番左の▲▼のマークね。この順番が権限の設定に影響を与える気がするの。

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    清水さん

    確かにそうですね。あ、ちょっと待ってください。マニュアルを読んだ時に、そのような記事があったような・・・・あ、これですね。 「1人のユーザーに対して複数の権限を設定した場合、上の行の設定が優先されます。」 という文がマニュアルにあります。魚住さんがおっしゃっているのは私が「きんとん女子」と私ユーザーで設定されている場合、どちらが優先されるのか、ってことですよね。

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    魚住さん

    そうそう。そこなのよね。なるほど~上の行が優先されるってことね。じゃあ権限で清水さんのユーザーも追加してみて、上下を入れ替えてどう見えるか見てみましょう♪

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    清水さん

    はい♪わかりました。さっそく追加しました。まずは私の「レコード追加」のチェックを外して、「きんとん女子」の「レコード追加」チェックを入れています。

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    魚住さん

    ありがとう。これだと清水さんが上に来ているから、レコード追加は出来ないのが正しいのよね。


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    清水さん

    私でログインし直しました。

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    魚住さん

    お、見事ね。追加の+ボタンがグレーになっているよ。念のため私のユーザーでログインしてみてもらえる?

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    ログインできました。しかも、+ボタンが使えますね。やっぱり、上のリストが有効になっているのですね。

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    魚住さん

    きっちりしているのね。もうちょっと念のため、逆にしてみようか。「きんとん女子」を清水さんの上にしてみて。

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    リストの順番を入れ替えました。

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    魚住さん

    ありがとう。これでもう一回清水さんと私のユーザーでログインしてみて、二人とも使えるのが正しいのよね。

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    清水さん

    そう思います。


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    清水さん

    まずは私のユーザーでログインしました。レコードを追加する+のボタンが有効になっていますね。

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    魚住さん

    うん。いけそうね。


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    清水さん

    次に魚住さんのユーザーでログインしました。こちらも+のボタンが有効になっていますね。

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    魚住さん

    これで確実ね。ありがとう。権限の仕掛けが少しは分かった気がするわ。アプリのアクセス権もこれで大体理解できたわね。あとはレコードのアクセス権とフィールドのアクセス権ね。


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次回は

今回は権限についての御紹介です。初めてkintoneを触った方がとまどうのが権限の考え方です。前回はその前提としてユーザー周りの説明しましたが、今回はアプリのアクセス権を舞台に、権限の考え方をかなり念入りにご紹介しました。次回はレコードのアクセス権とフィールドのアクセス権をご紹介します。考え方についてはだいぶ説明できたので、あともう少しです。頑張ってください。

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