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kintone レコードとフィールドのアクセス権について理解する

kintone レコードとフィールドのアクセス権について理解する

レコードのアクセス権について

前回に引き続き、権限についてご紹介したいと思います。前回までで権限の設定方法やグループとユーザーの管理までご紹介しました。アプリのアクセス権を設定する中で、どういう風にアクセス権が動作するかについても理解を深めることができたと思います。

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    魚住さん

    さて、一気にアクセス権の覚え込みやってしまいましょう。アプリのアクセス権は理解できたような気がする。よね? で、次はレコードのアクセス権ね。

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    清水さん

    はい。がんばりましょう♪

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    魚住さん

    じゃあまず、アプリの設定画面からグループを押してみて。

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    清水さん

    はい。


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    魚住さん

    あれ?今度は何か画面が違うね。

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    清水さん

    レコードの条件(優先度順)・・・・。レコードの条件・・・・。レコードの値によって権限が変わるという事でしょうか?


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    魚住さん

    「追加する」ボタンを押した方がわかりそうね。

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    清水さん

    押してみますね。

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    魚住さん

    これは・・・・難しそう・・・・

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    清水さん

    理解できるのでしょうか?


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    魚住さん

    右と左に別れているのよねぇ。左はレコードの条件。右はユーザー/組織/グループとアクセス権と別れているのかぁ・・・。左がややこしそうだから、右から攻めてみるとよさそうね。

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    清水さん

    右側の「ユーザー/組織/グループを追加」は、さっきのアプリのアクセス権でもありましたよね。

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    魚住さん

    そうね。これはわかりそうね。その右にある「フォームのユーザーフィールドを追加」っていうのがなんだろね。

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    清水さん

    押してみましょうか?

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    魚住さん

    うん。ありがとう。あ、表示された。なるほど、これは「更新者」か「作成者」が選べるのね。


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    魚住さん

    ということは、清水さん、作成者を選んでみて。

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    清水さん

    はい♪

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    魚住さん

    なるほど、こういう風に追加されるのね。


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    魚住さん

    あ、あとここもさっきと一緒よ。作成者の左側に▲▼があるよね。これもさっきと一緒じゃない。上下に動かせる。ということは・・・清水さんこれ下にドラッグしてみて。

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    さっきと一緒ですね。「えぶりわん」の下には動かせません。

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    魚住さん

    やっぱりね。ここは一緒なのよ。だからこの場合も上にある「作成者」に設定した操作が優先されるはずよ。

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    清水さん

    わかります。

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    魚住さん

    ということは・・・清水さん、「ユーザー/組織/グループを追加」の左のコネクタみたいなの押してもらえる?

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    清水さん

    はい。押しました。あ、出ましたね。さっきと似たような画面が、


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    清水さん

    ということは、株式会社アクアビットのところを選択すれば・・・。あ、やっぱり。

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    魚住さん

    そうね。さっきと一緒よ。


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    魚住さん

    グループのところも見てみてくれる?

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    清水さん

    はい。あ、これも一緒ですね。


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    清水さん

    「きんとん女子」を選択したら表示されるのも一緒です。


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    魚住さん

    「きんとん女子」を追加してみて。

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    清水さん

    はい♪ 追加されました。これもやっぱり一緒です。

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    魚住さん

    ばっちりね♪ 分かったわ。アプリのアクセス権の時みたいに、ユーザーと組織とグループで追加できることに加えて、「作成者」や「更新者」も追加できるのね。


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    清水さん

    私も分かりました。この場合、上の設定が優先されるということは、「きんとん女子」と「作成者」は閲覧も編集も削除もできないけど、その他の「えぶりわん」、つまり全員は閲覧も編集も削除も出来るってことですね。

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    魚住さん

    たぶんそうね。

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    魚住さん

    ということは、いよいよ左側のレコードの条件ね。

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    清水さん

    この画面、みたことありますよね。一覧を設定する時に見たんじゃなかったかしら。

  • ここで割り込み。そうなんです。この画面は[kintone 事例で学ぶ初心者講座 4回] で紹介した一覧のカスタマイズで出て来ました。
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    魚住さん

    左の上に「追加する」ってボタンあるよね。レコードの条件(優先度順)とすべてのレコードと間に。これなんだろ。押してみてもらえる?

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    清水さん

    はい。ぽち。わ!

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    魚住さん

    ちょっと驚いた。どーんと追加されたねぇ。うーん。これは・・・私たちひょっとして凄い複雑なことやろうとしているのかも・・・・

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    清水さん

    そう・・・ですよね。これはフクザツかも。


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    魚住さん

    でも、よくよく見てみるとなんとかなりそうじゃない? 今追加された行の一番左には▲▼マークがあるよね。これ上下に動かせるってことだよね?

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    清水さん

    そうですね。ちょっと動かしてみましょうか?

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    魚住さん

    うん♪ おねがいします。


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    清水さん

    あ、入れ替わりましたね。

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    魚住さん

    変わったね。ということはこれも一緒なのよ。つまり、大きな枠では今追加したばかりのすべてのレコードで「Everyone」だけがあるアクセス権があって、そしてさっき「きんとん女子」と「作成者」と「Everyone」があるアクセス権があるのよね。

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    清水さん

    ふんふん。

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    魚住さん

    で、たぶんこれも上にあるアクセス権の設定が優先されるのよね。


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    清水さん

    なるほど。となるとフクザツですよね。

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    魚住さん

    まずは、「すべてのレコード」となっているところを、試してみて、どういう設定が出来るのか見てみましょうよ♪

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    じゃあ「きんとん女子」を追加したほうのところ、ちょっと見てみてもらえる?

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    清水さん

    はい。追加してみますね。


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    清水さん

    これ一覧を設定した時と一緒ですね。確か性別で女を選択したんじゃなかったかな?

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    魚住さん

    たしかそうね。じゃあ同じようにしてみましょうよ。

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    清水さん

    はい。


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    魚住さん

    そういえば一覧を設定した時は、これ以上条件は増やさなかったわね。

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    清水さん

    そうですね。

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    魚住さん

    一覧作った時は何もわかってなかったしね。あの頃はまだ若かったからなぁ~(笑)

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    清水さん

    つい数日前です(笑)

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    魚住さん

    一旦これでどうなってるかみてみようか。あ、ややこしくなるから、追加した「きんとん女子」が含まれてない方を消してもらってもよい?

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    消しました。

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    魚住さん

    ありがとう。あとはこれでどう表示されるかだよね。社員名簿のレコードで、性別が女のレコードについては、「きんとん女子」と「作成者」は閲覧すらできないって思ってるんだけど、あってるかな?

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    清水さん

    私もそうだと思います。その場合、明石さんだと閲覧も編集も削除もできるってことですよね?

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    魚住さん

    そうね。

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    清水さん

    じゃあ保存して、私からログインしますね。


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レコードのアクセス権の確認

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    清水さん

    私でログインしました。あ、表示されませんね。

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    魚住さん

    あれ、おかしいね。性別が女だけが表示されないと思っていたけど・・・・

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    清水さん

    うーん、あ、分かりました!一覧が「社員名簿」になってます。これ、先日作った「性別」が女性だけの一覧ですよね。だから出ないんじゃないでしょうか?

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    魚住さん

    あ、そうか! 良く覚えてたね。じゃあ違う一覧ならいいのか。


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    清水さん

    社員一覧を見てみました。凄い・・・男性しかいませんね。

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    魚住さん

    実に明快ね。じゃあ次に私でログインしてみて。

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    魚住さんでログインしてみたら「社員名簿」では出て来ませんね。


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    魚住さん

    「社員一覧」だと男性だけが出てくるのね。つまり「きんとん女子」は「性別」が「女」のレコードは見られない・・・と。まあ実際にはこんな設定ありえないけどね。じゃあ次は明石さんでログインしてみて。

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    清水さん

    はい。


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    清水さん

    明石さんでログインして、ぽち。あ、お見事。「社員名簿」にちゃんと女性の皆様が出ていますね。

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    魚住さん

    いうことないね。


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    清水さん

    「社員名簿」に変えると・・・あ、全員出ました。

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    魚住さん

    ここまで綺麗に反映されるときもちいいね。私たちの設定がこう見事に決まるとね。

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    清水さん

    これは便利ですね。権限の設定ってもっと大変かと思ってました。Excelでもここまではできないでしょうね。

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    魚住さん

    kintoneの権限はすぐれものね。これは凄いわ。あ、それともう一つ確認しておかないと。さっきの設定画面で「作成者」も追加したよね。つまり「Administrator」にも同じことがいえるんじゃない?

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    清水さん

    確かに。ログインしてみますね。


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    清水さん

    「あどみにすとれーたー」でログインしてみました。一緒です。でません。

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    魚住さん

    Perfect!


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    清水さん

    「社員一覧」で見ると、これも一緒ですね♪。

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    魚住さん

    もう、ハマり過ぎよね~


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    魚住さん

    あと、一つだけ確認しておきたいところがあるの。さっき「追加する」ってボタンを押したらびっくりしたよね。どーんと追加された。

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    清水さん

    はい。あれですね。

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    魚住さん

    あの振る舞いはどうなるのか、きちんと見ておかないと。

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    清水さん

    なるほど。じゃあもう一回ボタンを押して追加してみますね。


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    魚住さん

    この状態で保存すると、一番上の行が優先になるはずだよね。ということは「Everyone」にすべて権限がついた状態が優先されるはず。さっき私や清水さんや「Administrator」が閲覧できなかったのも、見られるんじゃない?

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    清水さん

    じゃあ、今は「アドミニストレェター」なので、確認してみますね。「社員名簿」と「社員一覧」で。

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    魚住さん

    いいねぇ。でるねぇ。


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    清水さん

    次は魚住さんで。これもよさそうですね。


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    清水さん

    最後は私。これもよさそうですね。

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    魚住さん

    いけそうね。


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    魚住さん

    あ、あと、もう一つ。さっき追加したほうなんだけど、こういう風にしてほしいの。清水さんを権限つけて、「Everyone」に権限はずして。

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    清水さん

    こうですか?

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    魚住さん

    そうそう。これだと、清水さんが閲覧できるけど、私や「Administrator」は閲覧できないはずだよね?

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    清水さん

    確かにそうですね。ちょっと待ってください。「アドミニストレェター」で見てみますね。


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    清水さん

    あ、まずは「アドミニストレェター」は大丈夫そうですね。


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    清水さん

    次に魚住さんでログインしてみます。あ、問題なく見られませんね。


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    清水さん

    次に私でログインしてみます。出てきてますね。見れます♪

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    魚住さん

    そういうことね。大体わかった気がするわ。ちょっとビビったけど、落ち着いて考えてみたら、権限も分かった気がする。


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フィールドのアクセス権について

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    魚住さん

    あとはフィールドのアクセス権ね。フィールドって要するに項目のことだと思ってるんだけど、清水さん的にも合ってる?

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    清水さん

    はい。私もそうだと思ってます。アプリの設定画面の右下のここですよね。


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    魚住さん

    これね。なんだかレコードのアクセス権より楽そうじゃない。清水さん、左端の「追加する」ボタンを押してみて。

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    清水さん

    はい。


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    魚住さん

    お。これね。やっぱり簡単そうだわ♪

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    清水さん

    そうですね。さっきのレコードのアクセス権より分かり易そう。

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    魚住さん

    左側はフィールドを選択するのね。で、右側はさっきと一緒。ユーザーと組織とグループで、フォームのユーザーフィールドもさっきみたよね。

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    清水さん

    はい。アクセス権は「閲覧」と「編集」だけなんですね。

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    魚住さん

    たぶん、項目は削除しようにも出来ないからじゃない。

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    清水さん

    確かに。


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    魚住さん

    ここで細かいコントロールをするのね。人によっては生年月日や郵便番号や住所や電話って見せてはいけないものね。

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    清水さん

    そうですね。ここは大っぴらに出されると、私も少し抵抗あります。

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    魚住さん

    個人情報だものね。いくら社員同士とはいえ。じゃあ、これを表示できる人と出来ない人に分けてみようよ。

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    じゃあ左の項目ね。これを選んでみて。

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    清水さん

    わかりました。出ましたね。項目の一覧です。


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    清水さん

    まず生年月日を選びますね。


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    魚住さん

    これで右側ね。また「きんとん女子」で行ってみようか。

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    清水さん

    はい。追加しました。

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    魚住さん

    もう大丈夫よね。ここまでは。


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    魚住さん

    次はどうしようか・・・「作成者」も追加してみよう。

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    清水さん

    はい。追加できました。
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    魚住さん

    やっぱり一緒よね。あとはこの権限をどうするかね。今から設定する個人情報の項目は、限られた人しか見ちゃだめよね。私たちは仕事で必要だからいいとして、明石さんだけでいいかなあ?

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    清水さん

    「アドミニストレェター」も必要じゃないですか?

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    魚住さん

    そうね。どうせ私たちのことだもんね。で、「Everyone」は閲覧不可にすればいいのね。

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    清水さん

    はい。では明石さんを・・・ここに直接「明石」と入れたらどうでしょうね・・・? あ!出ました!

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    魚住さん

    これいいねえ~♪ Googleの検索候補が出るやつと一緒じゃない! これは親切。


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    清水さん

    明石さんも追加して、権限も設定してみました。これでいいですか?

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    魚住さん

    うん! オッケーよ♪

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    清水さん

    じゃあ、これで保存しますね♪


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    清水さん

    あれ? おかしいです・・・そのまま「アドミニストレーター」で一覧みたら、そもそも項目が一行も出て来ません~

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    魚住さん

    ん? ・・・そうねぇ・・・なんでだろ。。。。あ! 分かった

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    清水さん

    ど、どうしてですか?

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    魚住さん

    だって清水さん。さっきレコードのアクセス権の設定の後、戻してないじゃない。確かあの時は、清水さんだけが閲覧できるようにして、「Administrator」や私は見れないようにしたじゃない。

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    清水さん

    あ、そうか! すみません・・・忘れてました。

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    魚住さん

    でも、おかげで分かったじゃない。多分、フィールドのアクセス権よりもレコードのアクセス権の方が優先されるのよ。

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    清水さん

    そうですね。たしかに。レコードの設定よりもフィールドの設定が優先されたらおかしいですよね。

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    魚住さん

    これが怪我の功名ってやつね。でも良かったじゃない。kintoneの権限の仕組みがまた一つ分かって。


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    清水さん

    では同じように他の項目も設定してみますね。・・・と、どうすれば他の項目を・・・この「追加する」ボタンですかね? ぽち。あ、そうかも。


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    魚住さん

    これで項目を追加するのね。じゃあ他の3項目も追加してみましょう~

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    清水さん

    はい! まずは「きんとん女子」ですね。これ、さっきの明石さんみたいに予測が出るのかしら・・・・あ、でました~


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    魚住さん

    清水さん、いいねえ~ 実に良いよ。じゃあ、作成者って入れたらどうなる?

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    清水さん

    そうですよね。私も思います。入れてみます・・・あれ、これは出ないです・・・

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    魚住さん

    そっか、これは右側の「フォームのユーザーフィールドを追加」から入れなきゃダメなのね。


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    清水さん

    「郵便番号」も入れました。

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    魚住さん

    ありがとう。あとは残り二つも一気に入れちゃってみて~

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    清水さん

    はい!


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    清水さん

    入れました!

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    魚住さん

    ありがとう。さすが入力が早い。もうすっかりコツを呑みこめて来てるわね。お見事!


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    魚住さん

    さて、ではどういう風にアクセス権限が効いているのか、確かめてみましょう!

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    清水さん

    はい。でも、この場合どうやって確認しますか?

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    魚住さん

    そうよね~。 明石さんと魚住さんと私と「Administrator」が見られて、あとは大久保さんだったよね、入れたの?

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    清水さん

    はい。大久保ぶ、、大久保さんをユーザーに入れています。

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    魚住さん

    じゃあ、大久保さんが個人情報の項目を見られなければよいのよね。それで確かめてみましょ。

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    清水さん

    はい。では最初に「アドミニストレーター」で確認していきます~ あ!

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    魚住さん

    ど、どしたの? あ! って?

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    清水さん

    レコードのアクセス制限を元に戻さないと。

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    魚住さん

    あ、そだね。じゃあレコードのアクセス制限は全て元に戻してからお願いね。

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    清水さん

    わかりました。


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フィールドのアクセス権の確認

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    清水さん

    レコードのアクセス制限は消したところで、そのまま「アドミニストレーター」で出しました。「生年月日」「郵便番号」「住所」「電話番号」ともに出ていますね。あ、そういえば、一覧は「社員名簿」でいいですよね?

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    魚住さん

    「性別」が女の一覧だよね。うん。いいんじゃない?


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    清水さん

    はい。明石さんでログインしました。「生年月日」「郵便番号」「住所」「電話番号」ともに出ていますね。


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    清水さん

    つぎに魚住さんでログインしました。「生年月日」「郵便番号」「住所」「電話番号」ともに出ていますね。


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    清水さん

    つぎに私です。これも一緒ですね。


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    魚住さん

    うん。ここまでは予定通りね。あとは大久保さんがどう出るか、が勝負ね。

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    清水さん

    つぎに大久保さんでログインしてみました。あ、これは違いますね。(閲覧権限なし)と出ています。 ・・・・あれ?TELのところに表示されていないですか?


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    魚住さん

    ほんとね。あれ? さっきは入れてたよね?

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    清水さん

    確認します!

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    清水さん

    すみません。私入れたつもりでしたが、入っていませんでした。申し訳ございません!「TEL」も入れますね。

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    魚住さん

    大丈夫よ。焦らずに行こうよ。これもまた何か面白い発見があるかもしれないし。

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    清水さん

    「TEL」も追加しました。

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    魚住さん

    うん。私も見たから大丈夫よ。これでもう一回大久保さんでログインしてみればいいんじゃない?

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    清水さん

    はい。早速みてみます!


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    清水さん

    大久保さんでログインしなおしましたっ!

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    魚住さん

    さてさて・・・お、ちゃんと出てるね! (閲覧権限なし) って文字が。こちらの意図する4つに出てるね。

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    清水さん

    はい。失礼しました! でも良かったです。ちゃんと出来て。


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    魚住さん

    いえいえ、お疲れ様でした~だね。今回はちょっと頑張ったよね~♪ ちょっとさ、お茶しようよお茶。頭使ったから糖分を補給しないとね。

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    清水さん

    はい。私お湯沸かしてきますね♪

というわけで、お二人はティータイムへと突入してしまいました。実は魚住さんはこの後、会議の資料を作らなければなりません。その中でkintoneの権限設定がきちんと社内情報統制を満たせているか、まとめなければならないのです。その前には明石社長への事前レビューも行わねばなりません。でも、魚住さんなら大丈夫でしょう。多分、魚住さんもkintoneが思ったよりも素直なのでホッとしていると思いますよ。権限は一見とっつきにくいのですが、今回のお二人のようなアプローチで挑戦していけば、きっと理解できると思います。

ここまでで、まずはkintone初心者講座のまずは第一部、全九章が完了です。ここまでお読み頂きましてありがとうございました! 拙い文をお届けしましたが、ご理解頂けましたでしょうか?

もし分からなければ、文責者である合同会社アクアビットの長井あてまでお問い合わせくださいませ。ご質問には真摯に回答させて頂きます。また、本記事を読んで一度私も試してみたいと思われた方はリンク先から御試用頂ければと嬉しく思います。

次回は

今回は権限についての御紹介を三回に分けてご紹介しました。次回は、魚住さんと清水さんは次なるアプリへと挑戦します。それは日報アプリです。果たしてお二人は作り上げていけるのでしょうか?

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