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kintoneの導入理由について考える

kintoneの導入理由について考える

kintoneお試しまでの経緯

今、魚住さんは社内会議の場に臨んでいます。実は魚住さん、社内会議に出席するのは初めてなのです。

株式会社アクアビットの社内会議は、全員出席が原則です。社内への情報共有をしっかり行いたい。そのような明石社長の意思は堅く、社員全員に会議への参加を求めます。しかも出席しているだけではだめで、会議中にも明石社長から名指しで発言を求められるため、おちおち居眠りもできません。ただ会議中の電話や来客は避けられません。今までその役目は魚住さんが担っていました。清水さんが入社したことで、今回から魚住さんも社内会議に出席することになりました。

ここで株式会社アクアビットの組織図をお見せしましょう。

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簡潔にして精鋭。これが明石社長の目指す組織のあり方です。営業部が5人、仕入れなど貿易に関する業務を行う貿易部が2人、販売管理と経理と総務を行う総務部が2人。これが今の株式会社アクアビットの陣容です。

もともとは明石社長が洋酒を個人輸入していた業務が発展し、今の形になりました。そのため、自分の意思が社内にあまねく行き渡ることを明石社長は何よりも望みます。社員がお互いに協力しながら、風通しのよい全員が云いたいことの言える社風。これこそが明石社長の考える会社のあり方です。そのため、明石社長は会社の内部に派閥やブラックボックスが出来ることを嫌います。では、社内の情報化を進めながら、風通しの良い社風を作り上げるにはどうすればよいか。明石社長が導き出した結論が、安価なクラウドシステムの導入です。

社内に情報部を設け、専門家を雇用することも考えました。しかし、技術的な専門職を雇うことはコストが増大する上、社の業務と関係ない部分で専門化された部署ができることになります。IT部門という名の専門化されたブラックボックスを作ることは避けたかった。

ではどうすればよいか。社員でも簡単にアプリが作れ、しかも運用も安易に行える仕組み。しかもそれが安価にできる。明石社長がITの展示会で情報収集し、見つけたのがkintoneです。

第二章で明石社長が魚住さんにお願いしたkintoneの導入調査。果たしてkintoneの仕組みは株式会社アクアビットの業務にマッチするのか。Excel頼りの社内管理だと魚住さんに負担が集中し続け、いずれ限界を迎えることは目にみえています。

今回の社内会議で魚住さんが行うのは、kintoneの概要の説明と報告です。しかも社員の個人情報など、全員に公開することはかえって良くないと思われる情報にはブロックが掛けられるような仕組み。このような仕組みがkintoneに求められています。

社内会議の様子

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    魚住さん

    以上が、kintoneの仕組みです。結論としては、うちの業務には合っていると思います。

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    大久保
    部長

    一点質問するけど、セキュリティは本当に大丈夫なんだろうね。よく個人情報が漏洩してどうのこうのといったニュースが出てくるけど。

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    魚住さん

    はい。問題ないと思います。先日、サイボウズ社が主催されているサイボウズカンファレンスというイベントに行ってきました。その中で「ただしく恐れるクラウドのセキュリティ」というセミナーを聞いてきましたが、信用できそうです。ITだけを過信せずに、人がミスを起こす可能も考えながら、出来る対策は全て打っていると素人目にも感じましたね。あ、セミナーの様子は動画でアップされているので、あとで皆さんにもメールでご案内します。見て頂きたいです。

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    大久保
    部長

    でも、いくらサーバーが堅牢でも、例えば我々が客先に持って行くパソコンが万が一盗まれるとか、まあこれはあってはならんことなんだが、そういうことが起こった場合は大丈夫なのか?

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    魚住さん

    はい。管理画面でそのユーザーのIDを無効にすることが出来るようです。また、パソコンからは二段階でチェックを掛けられます。個人個人がkintoneにアクセスする認証も二段階なので、何かそういったトラブルがあれば、すぐにこちらで変更します。

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    二見課長

    魚住さん、kintoneはスマホやタブレットでも使えるって聞いたけど、スマホとか無くしても大丈夫なの?

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    魚住さん

    はい。同じです。パソコンと同じブロックが掛けられます。

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    土山さん

    ゆくゆくは日報も会社に帰ってからではなく、出先で書くこともできるって言ってましたが、その仕組みは、魚住さんと先日入ったえー清水さん、で作るんですか?

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    玉津さん

    確かに、日報のためにいちいち帰らなあかんのはしんどいです。出先で日報書かせて貰えたら助かりますわ。私ら、お酒の席に呼ばれた時とか、直帰しますやろ? 翌朝思いだして日報書いたりするのはほんま面倒なんです。

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    二見課長

    だからこの間言ったじゃない。日報のやり方工夫するって。で、魚住さん、その日報の仕組みはなるべく簡潔なのでお願いね。あ、それとExcelだとメール添付面倒なので、そういうのがない仕組みで何とかしてほしいわね。

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    魚住さん

    はい。必要な項目だけを日報には含めるようにします。それと、メール添付は一切不要になります。今はみなさんが持ち出しのノートPCに書いて頂き、そとからメールで送信して頂いていますが、それも不要にするつもりです。

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    林崎さん

    あと、一つ確認したいのだけど、よく営業の皆さんが会社に電話して来て商品の仕入れ状況聞くじゃない。あれも、そのkintone?で見られるようにはならないの? その情報をこちらがアップしておくと、営業の人が勝手に見てもらえるとよくない?

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    朝霧さん

    あー、それいいですねー。それと、海外のバイヤーさんとの情報共有に使えるといいんだけど、さすがにそれは無理かなぁ?

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    魚住さん

    林崎さんのお話は今後のチャレンジですが、たぶん大丈夫のような気がします。それと朝霧さんのご提案も、まだ私たちも調べ切れていないのですが、外部に情報公開できるような仕組みがkintoneには備わっているみたいです。これは私たちで調べてみますね。

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    中八木
    さん

    あ、あとお願いがもう一つありまして、お見積書って毎回社内帰ってから書いてますよね。これを現地で書いて、その場で二見さんに承認頂き、お客様にその場で見せられれば、同業者に対するアドバイス、いや、アドバンテージになるのではないかと。

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    二見課長

    それ、いいアイデアね。でもそんなこと出来るの?

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    魚住さん

    うーん、いいと思うのですが、確かプロセス承認という仕組みがkintoneにはありまして、その機能を使うと、例えば中八木さんがそういう見積書をアップすると、それが二見さんにメールで連絡行き、承認が出来るということも出来るようです。

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    二見課長

    えー!! それすごくいいじゃない。お客様によってはスピード勝負だし、貿易の確認もその場で出来れば商談の成約率がぐんと上がるわー! どうです?大久保さん?

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    大久保
    部長

    確かに面白い提案だが、そもそもそういった仕組みが本当に君たちでできるの?私の前職で入れたシステムは、本当に時間もお金も掛かって大変だったのだが。大手のIT企業からSEやらプログラマーが大勢来て、一生懸命作り上げていてシステムは大変だなぁと思ったぞ。

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    魚住さん

    はい。それに関してはまだ確約はできませんが、一つためしに作ってみた所、かなり素人にもやさしくシステムが作り上げられるような感触を得ました。

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    明石社長

    僕が聞いてきた展示会の話では、かなり楽に作れるような感じだったね。情報システム部ではなく、ユーザーが作れるシステムというのが売りだったし。さっきも魚住さんが話してくれたけど、社員名簿の仕組みが簡単にできたのは、いい感じだと思う。僕も社員名簿の仕組みは見させてもらったけど、権限の仕組みが簡単に備えられるのは、いいと思うよ。

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    大久保
    部長

    しかし、いくら良くても作るのに1年も2年も時間がかかるようでは困る。そこまでは我々も待てない。

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    魚住さん

    はい。私たち二人で社内システムを作ることについて不安を持たれるのは分かります。しかし、kintoneを触った感じでは、問題なく作れると思っています。今度入った清水さんがかなり優秀な方ですし、今の協力体制であれば、日常業務をこなしながらでも着実に作り上げていけるという感触があります。ファストシステムというのがkintoneの売り文句だそうです。手早くアプリを作れるというのが売りのようですし。

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    明石社長

    うん。でも残業はだめだよ。あまり根詰めずに定時になったらきちんと帰る。みんなもそう。いつも言っているけど、システムを入れるのは会社のためでもあるし、みんなのためでもある。システム入れるのにかえってみんなの負担が増えたら本末転倒だからね。だからお金もかからず早く作れるkintoneに目を付けたんだから。で、どうだろう、魚住さん、kintoneは解約も自由なんだよね? あと、試用期間はもう切れたんだっけ?

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    魚住さん

    はい。1か月単位で出来ると聞いています。あと試用期間は一昨日の明石さんへの説明の後に切れてしまいました。確かお伝えしたと思います。

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    明石社長

    あ、そうか。であれば、魚住さんと清水さんに引き続き作ってもらうということで、IT投資を行おうと思う。ダメだったら諦めて解約すればいいし。なのでまずは5ユーザーで試してみようか。魚住さん、申込みしておいて。それと林崎さんと朝霧くんと中八木くんの提案も実に素晴らしい。これは今後導入検討をしてみたいね。でも、まだ清水さんも日常業務覚えながらなので、まずは日報の仕組みをkintoneで作り上げてもらうことにしようと思う。いい?

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    魚住さん

    はい! あと、kintoneで質問があればどんどん聴きに来てください~

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    明石社長

    じゃあ、他になければ、今日の社内会議は終わりね。解散!今日もみな定時であがるようにね。

日報アプリの検討

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    清水さん

    あ! 魚住さん、お帰りなさい♪

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    魚住さん

    留守番ありがとうね~♪

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    清水さん

    どうでした? 会議は?

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    魚住さん

    ん、ばっちりよ♪ kintoneを試用版ではなくて正式に予算とって使えることになった。

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    清水さん

    わ! すごいですね! それはうれしいです♪ 先日の明石さんへのデモが良かったのでしょうか?

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    魚住さん

    そうね。明石さんが最後に締めてくれた。でも5ユーザーからだって。貴ちゃんとか朝霧さんとかがまたまた凄い仕組みの提案してくれたり、ね。

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    清水さん

    貿易の仕組みですか?

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    魚住さん

    あと中八木君もいい感じの提案をね。客先で見積書を出すというの。これ出来たら凄いだろうね。

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    清水さん

    へえ。なんか盛り上がったみたいでよかったです♪ 私も出たかったです。

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    魚住さん

    あ、もし時間があれば音声データで録ってるから、聞く? 言わなかったっけ?うちって毎回社内会議のデータを音声データにして録音してるのよね。当然全員が自由に聴く事も可能。

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    清水さん

    じゃあ皆さんがどういうことをkintoneに期待しているのか、確認するようにします。

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    魚住さん

    そうね。そしたら、日報アプリを作ることが、私たちに課せられた次の指令ということがわかるはずよ。頑張ろうね~♪

次回は

今回は第二部の開始ということで、第一部で魚住さんと清水さんが頑張った成果が社内会議で承認される、という場面から初めてみました。そしてそのまま、第二部で取り扱う日報アプリについての導入になっています。日報アプリによって、株式会社アクアビットの中で情報共有がどのように進むのでしょうか?

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