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Word(ワード)の「検索と置換」で文字を効率的に置き換えるノウハウ

Word(ワード)の「検索と置換」で文字を効率的に置き換えるノウハウ

Wordには「検索と置換」という非常に便利な機能があります。「そんなの知っているし、よく使っている」という方も多いでしょう。しかし、実はこの置換機能は意外に奥が深く、単に文字を置き換える以上のことができてしまいます。今回はそんな、Wordの便利な置換機能を、少しだけ深掘りしてみましょう。

置換基礎テクニック

たとえば、前半で「パソコン」という表記を使っており、後半では「PC」という表記を使っていた場合、表記が揺れてしまいます。そんな時は置換機能を使うのが便利です。

まずはリボンの右上にある「置換」というボタンをクリックしましょう。すると、「検索と置換」というウィンドウが表示されます。

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もしもすべての表記を「パソコン」で揃えたいのであれば、上記の画像のように「検索する文字列」へ「PC」と入力し、「置換後の文字列」に「パソコン」と入力して、最後に「すべて置換」をクリックします。これで文章内のすべての文字が置き換えられます。

特殊文字を使った置換

次はもう少しレベルの高い置換です。たとえば、文章内の改行をすべて削除したい、といったケース。この場合は、同じように「検索と置換」のウィンドウを表示した後に、「オプション」を選択。すると以下の画像のように画面が広がりますので、そこで「あいまい検索」のチェックを外してください。

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すると、「置換」という欄の中でグレーアウトしていた「特殊文字」というボタンがクリックできるようになります。ここで「段落記号」を選択すると、「検索する文字列」に「^p」という記号と文字が書き込まれます。実は、これは段落の区切りを表す特殊文字であり、「^p」を空白に置き換えると、改行(正確には段落記号)がすべて消去される、という仕組みです。

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なお、Wordで箇条書きをしたり「Shift+Enter」をしたりしてできた改行は「任意指定の段落区切り」(強制改行とも言われます)となります。イメージとしては、段落を区切った改行はそのまま段落を分けるために用いられ、任意指定の段落区切りはその段落の次の行、といった感じです。もしも「段落記号」で置き換えをしてもすべての改行が消去されない場合は、「任意指定の段落区切り」(記号は^l)での置き換えを行う必要があります。

また、特殊文字にはこの他にもさまざまなものがあり、よく使うものでは「タブ文字(^t)」や「全角または半角の空白(^w)」などがあります。

ワイルドカードを使った置き換え

少し複雑な置き換えにもチャレンジしてみましょう。たとえば、以下のようなテキストを書いたとします。

場所:東京駅
時間:18時

実はこれは間違いで、場所を下に、時間を上にという順序に直さなくてはならなかった場合どうしましょう。しかもそれがひとつではなく、複数個修正をしなくてはならなかったとしたら。これを手作業で行うのはかなり面倒です。そんな時は、ワイルドカードを使った置き換えが便利です。

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記入したのは以下です。

  • 検索する文字列:(場所:*)^13(時間:*)^13
  • 置換後の文字列:\2^13\1^13

少しだけ解説を行いたいと思います。まずは「()」についてですが、これはそれぞれ検索するグループを表します。そして、前から順番に「\1」「\2」といった番号が振られる仕組みになっています。今回の場合は、「東京:」が\1、「時間:」が\2です。

そして文字の中に入っている「*」ですが、これは「全ての文字列」を表します。また、その後出てくる「^13」は、実は前項でお伝えした「^p」と同じ段落記号。つまりこれを読み解くと、「“場所:”という文字から始まって段落記号(改行)がある文字列までを選択」という意味になります。

さて、前置きはこれくらいにして、実際にこの記述で置き換えを行ってみましょう。すると、たったのワンクリックで場所と時間が入れ替わりました。このように、ワイルドカードを利用すればより便利に置き換えが可能になります。

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ちなみに上記の例だと、置換え対象が複数個あっても一括で並び替えが可能です。

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書式の置換

Wordが置き換えられるのは文字だけではありません。実は、書式さえも簡単に置き換えることができてしまいます。

まずは基本的なものを置き換えてみましょう。以下の文章にある「キーワード」という文字の色を赤にし、スタイルを太字に置き換えてみます。

SEOライティングを行ううえで重要になるのはキーワードだ。その設定がしっかりできていなければ、結局は誰にも読まれない記事になってしまいます。そのため、記事を書き出す時にはキーワードをあらかじめ確認し、それを適量盛り込めるようにしましょう。

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まずは検索する文字列に「キーワード」と入力します。その後、「置換後の文字列」の入力窓を一回クリックし、その後左下にある「書式」をクリック。表示される選択の中から「フォント」を選びましょう。

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「スタイル」の欄から太字を選び、「フォント」の色は赤に変えてください。後はOKを押して「検索と置換」の画面に戻り、すべて置換をクリックするだけです。

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また、先ほどのワイルドカードと組み合わせると、小見出しのフォントサイズを変えたり、スタイルを設定したりといったことも可能です。たとえば小見出しの記号として「##」を使っていたとしましょう。その場合、「検索する文字列」に「##*^13」を入力します。その後、先ほどと同様の手順を踏めば、自由に書式の設定が可能です。

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ワードの機能である「スタイル」を一括で設定してみます。

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すべての「## 」ではじまる小見出しにスタイルが適用されました。

まとめ

いかがでしたか?Wordの置換機能は知っていたものの、実はここまで多彩に使える、というのを知らなかった方も少なくはないでしょう。ちなみに、もっと複雑な検索と置換を行う場合には、「正規表現」と呼ばれる知識が必要になってきます。かなり奥が深いのですが、より便利に置換機能を利用したいという方は、一度勉強してみても損はありませんよ。

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