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表記の揺れも一発修正!複数のテキストファイルを一括で校正するためのテクニック

表記の揺れも一発修正!複数のテキストファイルを一括で校正するためのテクニック

記事単位でテキストファイルを納品しなくてはならない、といった案件の場合、それぞれの記事間で表記の揺れなどをチェックするのは少し面倒です。Wordに複数のファイルを一括で校正できる機能があれば良いのですが、残念ながらバージョン2016の段階でも、未だそれは搭載されていません。

かといって、すべてのファイルを一つひとつ開き、置き換えなどを使って対応するのはかなり大変です。そこで今回は、複数のファイルに分かれている記事を一括で校正するためのソフトやテクニックについてご紹介します。

一番オススメなのはJust Right!5 Pro

複数のテキストファイルを読み込んで一気に校正をかける、という目的においては、ATOKなどでもお馴染みのJustSystemsが開発・販売する「Just Right!5 Pro」がお勧めです。使い方もシンプルで、ファイルを一括して校正するのには最適と言えるでしょう。

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校正精度は追随を許さないといった感じで、かなりの作業効率化が図れます。Wordに比べると、指摘の正確さに特に差を感じます。複数のファイルを一括で校正したいという目的がなかったとしても、導入しておいて損はありません。

唯一の難点はやっぱりお値段

Just Right!5 Proは希望小売価格が47,000円(税別)となっており、決して安価なソフトではありません。もちろん、その分高性能であることは間違いないのですが、気楽には買えないことは確かです。その場合の代替としては、同じくJustSystemsが開発・販売する「一太郎」シリーズがあります。

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一太郎は毎年バージョンアップがされており、2016ではなんと校正エンジンにJust Right!5 Proと同等のものが搭載されたのだとか。それでいてお値段は半額程度。複数のファイルの一括校正には対応していないので、個別に行わなくてはいけないのが難点ではありますが、費用対効果は高いのでまずはこちらから試してみて、良いと感じたらJust Right!5 Proの購入を検討するのもアリです。

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出典:[一太郎2016 機能強化]魅せる文書表現、かしこい文書作成

Wordを使うのであればちょっと工夫が必要

Just Right!5 Proが使えない場合は、少し手間はかかりますがWordを利用して一括校正を行います。手順を簡単に説明すると、まずは複数のファイルの文章を一つのWordにまとめ、それを校正機能にかけます。最後に、それぞれの文章をサブ文章に分けて保存します。順を追って説明していきましょう。

Step1.ファイルの読み込み

それぞれのファイルを一つひとつ開いてコピペをするのは面倒です。ここは、「挿入タブ」の中にある「オブジェクト」内の「ファイルからテキスト」を選び、一括で文章を挿入してしまいましょう。

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Step2.校正を実行

Wordの校正機能を使って校正を行います。ひとつのファイルに文章がまとまっているので、一括で誤字脱字のチェックや表記の揺れなどを修正できます。

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Step3.別々に保存しなおす

ここからは少し手間がかかります。まずはWordの表示をアウトラインにしてください。その後、記事の先頭にあるタイトルや小見出しなどを「レベル1」の小見出しにします。

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次に、記事をサブ記事の指定を行います。まずはリボンUIの中の「文章の表示」をクリック。その後、記事ごとの範囲を指定してから、「作成」をクリックしてください。これで、記事がサブ記事として指定されます。

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あとは「名前を付けて保存」をすると、記事が個別に書き出されます。この際、Wordファイルかテキストファイル(書式なしを選択)を選ぶこともできるので、必要な形式で保存してください。

まとめ

Wordで別々のファイルを一括校正するのは少し大変です。しかし、ファイル数が多いのであれば、一つひとつを開いていくよりも圧倒的に早く修正が行えるので、ぜひ活用してみてください。なお、はじめに紹介しているとおり、Just Right!5 Proを使うのが結果的には最も効率的でもあります。費用対効果を考えて、最適なものを選んでみてくださいね。

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