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kintoneで日報アプリを一から作る

kintoneで日報アプリを一から作る

新デザインの切り替えについて

株式会社アクアビットの社内会議で、明石社長の決断により、kintoneの導入が決まりました。その指示を受け、早速魚住さんは導入の手続きを行います。その際に、試用版に構築した社員名簿アプリを同じように復旧させることは忘れていません。

ここで一点、注意事項があります。それはkintoneのデザインについてです。2016年1月のkintoneアップデートにおいて、新規導入時のデザインが新デザインに切り替わりました。

以下に新旧のデザインの違いについて比較画面として掲載させて頂きます。まずはkintoneのポータル画面から。上が旧で下が新です。

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次は、社員名簿アプリの一覧画面の違いです。社員名簿一覧を例にしています。上が旧で下が新です。

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今度は、社員名簿アプリの詳細画面の違いです。魚住さんの情報を例に出しています。上が旧で下が新です。

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最後に、社員名簿アプリのフォーム設計画面の違いです。上が旧で下が新です。

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旧デザインはまだ使えます。サイボウズ社より出されているプレスリリースによると、全ての環境で新デザインが適用されるのは2016年11月のことだそうです。が、本稿では、今回のアップデートで新デザインが正式リリースされたことに伴い、以降は新デザインで御紹介したいと思います。

それと、旧デザインではデザインテーマを選ぶことができました。魚住さんと清水さんが作った社員名簿アプリは、上に画面例を出したとおり、クリップボードデザインを使っています。しかし、2016/2/中旬の現時点においては、新デザインではデザインテーマを選ぶことができません。

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という訳で、ちょっと特徴が薄れてしまい寂しいのですが、今回からは新デザインによるご紹介となります。

能書きはこのぐらいにして、社内会議翌日の株式会社アクアビット社内に場面を譲りたいと思います。

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    魚住さん

    おはよ~♪清水さん。 昨日はなしたkintoneなんだけど、私のほうで申し込んでおいたからね~。

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    清水さん

    おはようございます。申し込みもありがとうございました!

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    魚住さん

    でね、社員名簿アプリも新しい環境で復旧させておいたから。

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    清水さん

    あ! そうか。この前作った社員名簿は新しい環境だと消えてしまうのですね! まったく考えていませんでした。復旧ありがとうございました!

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    魚住さん

    なんのその~♪ 私にとってもいいおさらいになったし。早いわね~kintone♪ 戻すのに30分も掛からなかったわよ。

ここで割り込みますと、仕様環境で作ったアプリは、実はもっと楽に新環境に戻せる方法があるのです。詳細は別の機会にさせて頂きます。が、簡単に申しますと、アプリテンプレートとしてファイルとして保存することができるのです。実際のデータもcsv形式で保存ができます。なので、新環境になっても、保存しておいたアプリテンプレートを読み込むだけで社員名簿アプリは復元できますし、データも保存したcsvファイルを読み込むだけで簡単に元に戻せます。

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    魚住さん

    そうそう、でね、なんだか新しく入れ直したら新デザインに変わっちゃったみたい。社員名簿作っていた時はクリップボードのデザインだったのに、なんだか新デザインだとちょっとねぇ・・・・。

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    清水さん

    わ、ホントですね。なんだかのっぺりした感じ。

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    魚住さん

    まあゆくゆくはデザインも充実していくと思うし、一旦はこれで行きましょ。

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    清水さん

    はい!

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    魚住さん

    デザインよりもまずは機能がちゃんと使えるようにならないとダメなんで、昨日話したとおり、まずは営業さん向けに日報アプリを作るのが先かな。ここからはコストも掛かっているし、結果出さないとね。

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    清水さん

    はい!がんばりましょう。

日報アプリの選択

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    魚住さん

    この間、社員名簿アプリ作った時ってアプリストアから持ってきたアプリを使ったじゃない。あれってほとんど出来上がってたよね。今回の日報も同じようなのがあったらいいと思わない?

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    清水さん

    はい。そう思います。

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    魚住さん

    でね。あるのよ。それっぽいのがアプリストアに。昨日、社員名簿を作り直した時に、ちょっと覗いてみたんだけどね・・・見た感じは、項目の名前だけ変えれば、うちの日報として使えそうなのよ。まだ作成していないから、一緒に作ってみよ。

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    清水さん

    はい!

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    魚住さん

    まずこれが最初の画面ね。ここも結構新デザインで変わったのよね。

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    魚住さん

    で、アプリの追加を押すと、5つの選択肢が出てくるんだけど、確か社員名簿アプリの時にも同じようなのでたよね。

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    清水さん

    はい。確か一緒でしたよね。今回も「アプリストアから選ぶ」から選んだのですか?

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    魚住さん

    うん。そう。

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    魚住さん

    次のアプリストアでは、一番先頭に日報ってのがあったのよ。もう迷わず選択、ね。

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    魚住さん

    ここで画面がどんなのかが出て来たの。スクリーンショットのところに出ているでしょ。あ、行けるかも、と思ったのよね。どう?

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    清水さん

    なるほど。これは選んでみますね。

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    魚住さん

    ここも「はい」で行きましょう。

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    清水さん

    次行きます。

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    魚住さん

    作成が終わったら、アプリの一覧に日報が追加されるのは、前と一緒ね。

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    魚住さん

    ん? やっぱりデザインが変わってしまったわね。。。スクリーンショットでもデザインが変わったような気がしていたけど・・・何がどうなっているのかよく分からない。。

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    清水さん

    ・・・・。右上の「+」でレコードを追加見たいですね。押してみますね。

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    魚住さん

    なるほど、さっきのスクリーンショットのような画面ね。そうそう。これはうちの日報と似ているから使えるかなと思ったのよね。

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    清水さん

    あの・・・今の使っている日報。ごめんなさい、まだあまり良く知らないのです・・・

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    魚住さん

    あ、ごめん。そうか。あまり見ていなかったもんね。見せる見せる。ごめんね。

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    清水さん

    すみません。

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    魚住さん

    土山君の出してみようか。これがうちの日報。

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    清水さん

    凄い。。。

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    魚住さん

    こういう日報って、ほら、やっつけ仕事で書いてしまいそうじゃない? でもね、うちの日報って凄いのよね。二見さんがきっちりチェックするし、大久保さんも明石さんも全て毎日みては、かならずコメント入れて返すのよ。だから営業さんもあまりいい加減に書けないみたい。何人か営業で入ってきては辞めちゃった人もいたんだけど、結局日報の大変さに付いていけなかったみたい。

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    清水さん

    なんだか書くだけで大変そうですね。

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    魚住さん

    うちってお客様との信頼関係が全てじゃない? どれだけ頻繁に早くマニアックなお酒を納入できるか、が勝負だから、どういうやりとりをして、どういう対応をしたかが全て問われるみたい。そこでどういう提案をしてどういう品ぞろえを薦めたか。

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    清水さん

    お酒に詳しくないとやっていけないかもしれないですね。

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    魚住さん

    そうなのよ。酒好きかどうかって、面接の時明石さんに聞かれなかった?

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    清水さん

    はい。確かにそんなこと聞かれたような・・・私、強い酒はダメなのですが、カクテルが好きですって答えたら、マティーニのベースって知ってる?って聞かれました。ちょっとびっくりしました。

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    魚住さん

    でしょ? 私もそうよ。たしかカルバドスはなんのお酒?とか聞かれたもん。ちょっと面食らった。どこの会社が面接でそんなこと訊く? みたいな。

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    清水さん

    すみません。そんなお酒あるんですね。。知らなかった。

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    魚住さん

    うん。普通は知らないよね。リンゴのブランデーなんだけどね。要はね、そんなマニアックなことも日報に書いちゃうのよね。で、それに対してマニアックなコメント返しがあったりしてさ。よっぽどの酒好きじゃなかったらうちの会社入れないよね。明石さん、バーテンダー出身だしね。

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    清水さん

    えー! シェーカー振ってもらいたいです~♪。

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    魚住さん

    あ、頼めば作ってくれるよ~。うちの会社ってエイプリル・フールが創立記念日なんだけど、その日、宴会するから。面接で言われなかった? うちの社員旅行面白いよって。昼はね、みんなでウィスキーの蒸留所とかワイナリーに行くのよ。で、夜の飲み会がこれまた面白くてねぇ。バーカウンター付のお店を貸し切って。明石さんがカウンターの中にはいってシェーカーも振るし、マドラーでくるくるステアもするし・・・。

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    清水さん

    凄い・・・・。楽しみにしています!

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    魚住さん

    うん、楽しみにしててね~♪ で、、、、どこまで話したっけ・・・あ、日報の話ね。でね。そういうマニアックな日報の中でマニアックな会話するわけよ。だからね。しょっちゅう開きっぱなしで編集ができないのよね。日報の。

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    清水さん

    なるほど、それは不便ですよね。

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    魚住さん

    そう。で編集し返そうと思ったら相手がまだ編集していて、更新できないとかがあってね。

と、二人の会話が聞こえたのか、やってきたのは二見さん。営業課長です。

日報アプリをkintoneで敢えて作る意味とは?

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    二見課長

    やってるねぇ。昨日の会議のやつでしょ。Kintoneだっけ?

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    魚住さん

    はい~ まさに今、日報を頑張って作ろうとしています!

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    二見課長

    今編集できないって話してたよね。あれ、ほんと何とかしてほしいのよね。明石さん、日報と社内会議だけでほぼ、社内の営業状況把握しちゃっててさぁ。日報をツイッターとかブログと勘違いしてるんじゃないの? って思うぐらいなの。でも、凄いでしょ。

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    清水さん

    はい。バーテンダーって聞いてますます凄いなぁ~ って思いましたっ!

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    二見課長

    ん? うん、まぁそれもすごいけどね。トム・クルーズみたいなこともするし。曲芸師みたいな。って清水さん知ってるかなぁ・・カクテルって映画なんだけど。

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    清水さん

    はい! 私観ました!ますます凄いです。一度みてみたい・・・・。

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    二見課長

    で、ね。日報は営業だけでなく、うちの会社にとって財産なわけ。これでお客様の好みやら売れ筋やらが分かっちゃうんだよ。うちのお得意先って小売店やバーもあるってこと知ってるよね。あと問屋さんも多いでしょ。で、問屋さんが卸す先の情報って普通知らないよね? でね、私たちって問屋さんから先の小売店さんの情報もキャッチしたいわけ。ていうか、実際にキャッチしているわけよね。この地域はラムが人気、とかね。そういうのって知っておくと実際に呑むお客様の好みも把握する訳だから、提案に役立つのよ。あとお客様からの御要望にも対応できるし。

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    清水さん

    それは凄いと思います。

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    二見課長

    だから、日報がブログみたいに会話みたいになってても、そこから明石さんや大久保さんは仕入れや営業戦略のヒントを沢山得ているみたい。こういうのって他の会社ではあまりないかもねぇ~。少なくともうちみたいな酒関係の会社にはないと思うのよね。だからもっとスムーズに日報を更新できるような仕組みは必要だと思うんだ。

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    魚住さん

    今は営業の皆さんが出先で書いたのをメールで送ってもらったりしているんだけど、それも何とかしたいんですよね。あとは会社に戻ってから書いてもらったり。

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    清水さん

    あの~ でもExcelも確か「共有」の機能を使うと、同時に編集できたのでは・・・?

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    魚住さん

    うん、さすがね! でもね、清水さん、「共有」って結構面倒なのよ。例えばシートの保護ってあるじゃない。あれが掛けられないとか。セルの結合ができないとか。図も挿入できないはず。あ、あとハイパーリンクも確か入れられないのよ。要はうちの日報として使うには「共有」って案外不便だったりして。実は一回試してみたんだよね~。

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    二見課長

    確かそうだったわよね。で、やっぱり戻そうってことで普通のExcelに戻したのよ。

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    清水さん

    なるほど。そうなんですね・・・・

ここで割り込ませて頂きます。Excelの「共有」は単なる文字データの打ち込みであれば、かなり便利に使えます。でも魚住さんが指摘したように、「共有」だと制限もあるのです。詳しくは、マイクロソフト社によるヘルプをご覧ください。

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    二見課長

    あ、あと日報で問題があるの。

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    魚住さん

    どんなのです?

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    二見課長

    Excelって一つのマス、じゃなくてセルね。あのセルに入れられる行数というか、文字数に限りがあるよね。

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    魚住さん

    ありますね。

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    二見課長

    うちの日報ってどれか呼び出せる?

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    魚住さん

    あ、出せますよ。清水さん、さっき見せた日報表に表示させて。

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    清水さん

    はい。出しました。

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    二見課長

    あ、これいいね。丁度これがそうだわ。ここで下のコメントのセルにもコメントが入ってて、頭に私のコメントが書いてあるの見える?溢れたからってやつ。

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    魚住さん

    あ、書いてますね。そうか。コメントがセルの中でどんどん追加されるから、セルの中に入れられる上限を超えてしまうんですね。

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    二見課長

    そうなのよ。これが凄く不便でね。最初の頃は営業本人のコメントよりも明石さんのコメントのほうが長くなってしまうぐらいでね。

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    魚住さん

    あーわかります。明石さん書きまくりそう・・・・

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    二見課長

    私も考えたのよね。セルを別にわけるとか。するとコメントの度にセルの挿入をして下に送らなきゃでしょ。または右の列にどんどんコメントを足していくとかね。

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    魚住さん

    ああ、一時期やってましたね。

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    二見課長

    そう。でもやっぱり不便でね。一旦今の状態に戻しているのよね。

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    魚住さん

    これはもう、無理でしょうね。あと、Excelの編集合戦以外にも、これだと別の問題がおきちゃいませんか?

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    二見課長

    問題ってなに?

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    魚住さん

    Excelのファイル数が増えすぎてしまうという。。。。編集する度に保存するのですよね。これって上書き保存ですか? それとも別名で保存ですか?

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    二見課長

    ああ、たしかにそうだね。一応上書き保存するようにしているけどね。別名のExcelファイルとかが現れたら、わけわからなくなるでしょ。

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    魚住さん

    そうですね~。メールでやりとりする以上は、どうしたって複数のExcelファイルがあちこちに表れるじゃないですか。例えば私が営業さんに送りますよね。明石さんとか大久保さんのコメントが追加された日報を。そしたら、大もとの日報と送信メールに添付されたファイルが別々にできますよね。で、営業さんは出先では手元にある日報ファイルと受信した日報ファイルが別々に出来てしまうし。毎回毎回メールやり取りする度に、受信メールや送信メールの添付ファイル消すの大変です。結構手間かかるし。そうすると、どうしたって複数の日報ファイルが出来てしまうという・・・・

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    二見課長

    あ、わかるわそれ。確かに今はそうやって魚住さんにやってもらっているものね。昨日の会議でもメール添付はやめるって言ってたよね?

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    魚住さん

    はい。メール添付は私の負担もあるけど、複数のファイルが出来てしまうことで、間違いが起きやすいです。前のコメントが反映されないままになってしまったり。さすがにこれは非効率だし、なんとかしなきゃと思ってたんですよね。

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    清水さん

    あの~ 例えばファイルサーバーに出先からアクセス?してもらって、メールを使わずに一つのファイルを修正しあったりできるのではないですか?

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    二見課長

    それ、明石さんに前に言ったんだよね。出先から営業が社内情報を自由に見たり修正できるようにしたいって。でもその時は予算面で却下されちゃったの。そういう仕組み作ろうとすれば、IT専門家に来てもらわなきゃだし。うちの社内にはIT部門は作りたくないみたい。明石さんは。魚住さんがやってくれているから大丈夫だって。

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    魚住さん

    はははは。。。。ちょっとしんどいっす。

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    清水さん

    私にも日報をExcelでやる意味がないように思えてきました。

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    二見課長

    そうなのよ。清水さんは昨日の会議には居なかったと思うけど、日報は何とかしたいって営業のみんなも訴えてくれたし。だからkintoneには期待しているのよね!

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    魚住さん

    あと、清水さんには言っておくと、kintoneを検討する際に、Excelのオンライン版というのがあってそれも検討したの。Office 365っていうらしいんだけどね。

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    清水さん

    へえ。私知らなかったです。そんなのあるんですか?

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    魚住さん

    これだとオンライン上でExcelの共同編集ができるんだよね。私は最初kintoneよりもこっちでいいんじゃね、って思ったんだけど。いつまでもExcel頼りだと、データベース的な使い方ができないよね。調べたり、知り合いSEに聞いたりして、どっちがいいかを簡単にまとめたら、明石さんがkintoneの無償版を使ってみて考えようって言ったのが始まりなのよ。

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    二見課長

    そんなのあるんだ。でもExcel頼りは卒業しなきゃってのは賛成。昨日の話だとkintoneってその中で色んなアプリが作れるんだよね。日報やら名簿やら。

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    魚住さん

    はい。

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    二見課長

    であれば、そっち試した方が可能性ありそうだよね。で、どうなの? 日報はできそうな感じ?

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    魚住さん

    ちょうど今、新しく日報アプリを試しはじめたところなんで。これなんですけど、どうです?このあと時間あります? これから作ってみるので、kintoneって簡単にアプリ作れますよ~ ってところを見てもらいたいな~と。

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    二見課長

    うん。いいよ。ちょうどひと段落したところだし。kintoneを見せてもらいながら、私もどうやったら営業の日報がよくなるか考えてみたいし。

次回は

今回は日報アプリを作るに先立ち、2016年1月版アップデートから適用されたkintoneの新デザインの説明を行いました。明石社長が社内会議で新規導入を決断した結果、魚住さんが改めて導入したkintoneにも新デザインが適用されてしまったからです。

魚住さんと清水さんが日報アプリを作り始めたところ、昨日の社内会議でも発言されていた営業部の二見課長も参加してきました。株式会社アクアビットにとっての日報の重要性と、それをExcelで作ることの限界が二見課長によって明らかにされました。というわけで、次回はいよいよ日報アプリの整備に入っていきます。

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