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初心者ライター向け!納品メールの件名・本文・添付ファイルに関するお作法

初心者ライター向け!納品メールの件名・本文・添付ファイルに関するお作法

何かと気遣いができるライターというのはクライアントから好かれます。メールのやり取りひとつでも、その人となりというのは出てしまうもの。そこで今回は、初心者ライターにオススメしたい「納品メールのお作法」をご紹介します。「件名」「本文」「添付ファイル」などのお作法について解説しますので、ぜひご覧ください。

※ただし、納品の際のルールが決まっているのであればそれに従いましょう

件名のお作法~何のメールかを分かりやすくしましょう~

クライアントの中には、毎日とんでもない量のメールをさばかなくてはいけない……といった方もいるはずです。こうした方にとって「件名で中身が分からないメール」というのはストレスにつながります。そのため、納品メールを送る際には、一目で何の案件を納品したのかが分かるようにしておきましょう。書き方にはさまざまなものがありますが、例として以下のような件名を使ってみましょう。

※以下、分かりやすいように案件名は「美容コラム記事案件」とします

【納品】美容コラム記事案件

こうしておけば、何の案件についての納品メールなのかが分かりやすく、先方も件名のみで内容が把握できるでしょう。ちなみに毎月送るような継続の案件の場合は、案件名の後ろに日付を入れておくとより分かりやすくなります。

【納品】美容コラム記事案件(2016年3月分)

その他、何度かに分けて納品を行う場合には、【納品】ではなく【分納】といった表現を使ってもよいですね。大切なのは、何についてのメールなのかをハッキリさせることです。

案件名はクライアントの記載に合わせるのが原則

クライアントの中には、案件をすべて番号で管理しているところもあります。その場合、件名に記載する案件名には、その番号を記載するようにしてください。しかし、番号だけでは何の案件かが分かりにくくなるケースも多いです。その際は、やはり()を使って提示するのが親切です。

【納品】BKC1603(美容コラム案件)

※上記、例として案件番号は「BKC1603」としています

本文のお作法~メールの中身は必要最小限でOK~

ビジネスメールは内容を簡潔に伝えることが大切です。そのため、本文は基本的に短くてOK。以下のようなもので十分です。

株式会社○○○○
○○部 ○○様

平素より、大変お世話になっております。
ライターの○○です。

○月○日付けでご依頼いただいた記事について、
本メールで納品いたします。

・案件名:○○○○
・記事数:○記事

ご査収のほど、よろしくお願いします。



備考は原稿内、もしくはテキストにまとめる

前述の通り、納品メールの本文は端的にまとまっているのが理想です。そのため、記事の内容に関わる備考や申し伝えなどは、原稿の中に赤字などで記載しておくほうが良いでしょう。クライアントが編集する場合にも、いちいちメールを見返さなくてもよいので作業がしやすくなります。

また、原稿内に記載するにはあまりに分量が多い場合などは、別途テキストファイルにまとめてメールに添付するのもオススメです。クライアントも、納品物とテキストファイルを一緒に保管しておけるので、便利です。

発注メールに引用返信するとより親切

クライアントが多数の案件を扱っているような場合だと、そもそもどの発注に対しての納品なのかが思い出せない時があります。そうしたケースを想定し、納品の際には発注メールに対して引用返信を行ってメールを作成すると親切です。

添付ファイルのお作法~ファイル名は分かりやすく日付付きで~

「あれ?このzipファイルなんだっけ?」。ダウンロードフォルダに残ったzipファイルを見て、こんなふうに思ったことはありませんか?多忙な人はダウンロードフォルダの整理も一苦労です。そのため、添付ファイルの名前の付け方にもちょっとした工夫をするのが親切です。

2016年3月20日の場合:【納品】美容コラム記事案件_160320



このように、ファイルの末尾に作成日の日付を付けておけば、いつの納品分なのかがわかりやすくなります。さらに、修正などが行われた場合も、どのファイルが最新なのかが判断しやすくなるので、オススメです。

添付ファイルは3つまでが基本

基本的に、添付ファイルは3つまでとしておくのが良いでしょう。たとえば、記事数が1~3記事程度であればzipファイルにはまとめず、そのままメールに添付をしたほうが受け取った側も扱いやすいです。しかしこれに、備考を記載したテキストが加わったり、進捗確認用のExcelを添付したりしてファイル数が増える場合は、すべてをzipにまとめる(もしくは、原稿のみをzipにまとめる)ほうが親切です。

納期遅れの連絡で書かなくてはいけないこと

どんなに計画的にライティングを行っていたとしても、トラブルなどによって納期が送れてしまうことは往々にしてあり得ます。この場合、クライアントへ納期遅れの連絡をしなくてはなりませんが、そのメールの本文には以下の4つポイントを記載するようにしましょう。

 案件名は何か?

どの案件かが明記されていないと余計なやり取りが増えるので、必ず記載してください

 そもそもいつまでの納期だったのか?

念のために、指定されていた納期について確認しましょう。

 いつ完納できるのか?

「あと少しで送れます」「2~3日中には納品できます」というようなアバウトなものは嫌われます。可能な限り明確な期日を伝えましょう。

 現在の進捗状況はどれくらいか?

クライアントが不安に思うのは、現在どの程度まで作業が進んでいて、提示した期日に本当に間に合うのか?ということです。現在の進捗状況を伝え、確実に納品ができることを伝えましょう。

件名:【原稿遅延のお詫び】美容コラム記事案件

本文:
株式会社○○
○○部 ○○様

平素より、大変お世話になっております。
ライターの○○です。

○月○日まででお引き受けしておりました美容コラム記事案件について、
原稿の執筆に遅れが出ております。
現在、全力で作業を進めておりますが、納期までに完成するのが難しい状況です。
誠に申し訳ございません。

つきましては、○月○日までお待ちいただけますでしょうか。
なお、本メールに現状できている文を添付しております。

なにとぞよろしくお願いいたします。



まとめ

納品メールに気を遣えるライターは、やはり印象が良いです。特に最近フリーライターになった方は、今回ご紹介したことをぜひ参考にして、気持ちの良いやり取りができるように心がけましょう。

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