kintone 日報アプリをユーザーと作る(通知機能と計算式フィールド設定方法)

kintone 日報アプリをユーザーと作る(通知機能と計算式フィールド設定方法)

前回のおさらい

前回と前々回は、二見課長が加わり、三人でkintoneの日報アプリを学びました。新デザインの紹介とコメント機能、さらには変更履歴についても学ぶことができました。 日報アプリの運用を行うにあたり、kintoneの持つ活用できる機能はまだあります。それは、通知機能とプロセス管理機能です。例えば、営業の誰かが日報をアップしたら、それが大久保部長や二見課長に通知されるとよいですよね。いつ書き込まれるのか気にすることなく、それぞれの業務に専念できるのですから。プロセス管理機能も同様です。こうした機能を活用することで、より社内業務が柔軟に切り回せるようになるのです。
本章以降では、こういった機能をどうやって活用するのか。一緒に考えてみましょう。

通知機能について

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    魚住さん

    おはよう~♪

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    清水さん

    おはようございます♪ あ、魚住さん。早速二見さんが昨日の打ち合わせの感想メールをくれていますよ♪

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    魚住さん

    え? そうなの? 二見さんって、あの後お客様に呼び出されて慌ただしく出て行っちゃったよね。

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    清水さん

    そうなんですよ。多分メールも出先からじゃないかと思うのですが・・・

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    魚住さん

    で、なんて?

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    清水さん

    凄いって言ってましたよ。日報アプリも何とか運用できるかも、って。

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    魚住さん

    それは良かった♪ 営業の人に分かってもらわないと、いくら私たちが作ってもね。ちょっと待ってね。メール読むから。・・・・・うんうん。そうね。日報をkintoneに移す件については、賛成してくれてる~♪ ホッとしたわ。大久保さんにも報告しておいてくれるって。

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    清水さん

    はい。良かったです♪ でも宿題も新たにもらいましたよね。

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    魚住さん

    そうねぇ~ 通知か・・・できるのかな?

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    清水さん

    はい。私もメールを読んだ後、調べてみました。そういう機能あるみたいですよ。

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    魚住さん

    日報が書かれたら通知されて、コメントが入ったら通知する機能でしょ? 出先ばっかりの営業の人たちには必須の機能なのは分かるけど・・・どこまで出来るかだね。やってみるか!

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    清水さん

    はい!

魚住さんと清水さんは、業務の合間を見てkintoneをさらに勉強することになりました。でも、業務の合間にささっと出来てしまうのがkintoneの良いところ。どうやってやろうか考えていたところにやって来たのは・・・

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    玉津さん

    ぉはよぅござぃますぅ~

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    中八木さん

    おはようござぃますっ!

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    清水さん

    おはようございます♪

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    魚住さん

    おはよう~♪ 今日は早いねえ。しかも二人そろって。どうしたの?

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    中八木さん

    いや、例の大阪出張の準備で調査しておかないと、と思いましたっ。今日は大阪出身の玉津さんにも土地勘やら営業の事を聞きながら、と思いまして!

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    玉津さん

    まぁまぁ、そう気張らんと。ユルく行こ。ユルく。いつもゆうてるけど、そんなカチンコチンよりもスッと入っていったほうがええよ。お客さんにもよるけど。

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    魚住さん

    ああ、そういえば日報にも書いてあったね。大阪に行くんだっけ?

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    中八木さん

    はいっ! あれ? 私の日報ですか? 大阪行きの事書いたかなぁ・・・確か先日言われたばかりで、まだ報告すべきことも無かったので書いてないような気がします。

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    魚住さん

    読んだの中八木君のじゃないよ。土山君の日報ね。そこに中八木君も行くって載ってたよ。

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    中八木さん

    道理で。理解しました。やっぱりちゃんと読んでるんですね。日報。

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    玉津さん

    そらそやんか。あないにしょっちゅうコメント返してくるんやから、読んでないわけあらへん。魚住さんもちゃんと読んではるんですか? うちらの日報?

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    魚住さん

    うん。もちろん読んでるよ。貴重な情報だしね。得意先からの発注情報や入金情報、経理の出金まで関わってくるし。

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    玉津さん

    そういえば、こないだの会議でもなんかIT化するってゆうてはりましたな。なんやったっけ、、、、キンチョウ・・・いや、そらセレッソのスタジアムやな・・・

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    中八木さん

    キントンじゃないでしょうか? たしか? 違っていたらすみません。

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    魚住さん

    惜しい! そう。kintoneね。かならず頭のkは小文字なのよ。どこ見ても。Kintoneじゃなくてkintone。覚えといてね。。。。。あ、そうだ。ちょっと時間ある?

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    中八木さん

    あ、はい。そういったご用件でしょうか?

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    魚住さん

    中八木君、そろそろその堅いのやめて、飲み会の時みたいにマイルドになろうよ。清水さんもちょっとずつほぐれてきたのにさぁ。ねぇ。清水さん?

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    清水さん

    あ、は、はい・・・私はそれほどでも・・・

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    玉津さん

    清水さんって、うちら営業の人とはまだあまり喋ってないのと違います? うちらほら、外に出てることが多いから。ボクと清水さんやってあんまり喋れてないもんね。

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    清水さん

    そ、そうですね・・・

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    魚住さん

    でね、その会議で出たkintoneで日報作ってるのよ私たち。昨日も二見さんに色々と相談に乗ってもらって、二見さんも営業部で使えそうだって言ってくれたのよね。

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    玉津さん

    私も、会議で今の日報何とかしてほしいって言いましたわ。

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    魚住さん

    そうよね。フォローしてくれてありがとう。でね。日報を使いやすくするために、他にどういう機能が必要か、これから考えようと思うのよ。10分で今の日報の仕組みを教えるから、ちょっと時間頂戴!

というわけで、魚住さんのお願いにうなずいた玉津さんと中八木さん。日報のフォームの仕組みやコメント機能、変更履歴機能について説明を受けます。

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    玉津さん

    ええんとちゃいます? これ。なんちゅうても出先で日報書けるのんがええです。あと、あのExcelのセル内にずらずらとコメントが並ぶ様・・・・あれは正直なんとかならんかと。

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    中八木さん

    私も会議で見積書を出先で書きたいとお願いしました。けれど、誰かが使用中だと使えないというのは何とかして欲しいと思っていましたっ!

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    魚住さん

    でしょ? 私も絶対営業部の人には使ってもらいたいのよ! でね、昨日、二見さんに説明したでしょ。その後に二見さんからも要望もらってるのよね。通知機能があると助かるって。

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    玉津さん

    通知? 通知ってお知らせのことでっか?

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    魚住さん

    そう。例えば玉津君が日報書くよね。それが二見さんや大久保さんや明石さんに通知いったらいいと思わない? 今ってほら、私たちが日報をExcelで受け取った後、社内のファイルサーバーに入れてから、こちらからメールで皆さんに通知してるのよ。

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    中八木さん

    はい。そうですよね。

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    魚住さん

    で、そこだけならまだいいんだけど、コメントするよね。例えば明石さんが。そのコメントって私たちが通知する訳にはいかないよね。いつ誰の日報を編集したかなんてわからないんだから。だから、そこをきちんとしたいのよ。

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    中八木さん

    はい。分かります。よく私もコメントに対する返信をし忘れてしまいます。それで、二見さんに怒られます。

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    魚住さん

    でしょ? でも二見さんも分かってるのよね。今の日報のやり方には限界があるって。大久保さんも明石さんも良く分かってる。

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    玉津さん

    そんな機能入ってますのん? このkintoneの機械に? 

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    清水さん

    はい。あるみたいです。まだ私も魚住さんもきちんと見れていないのですが。

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    魚住さん

    清水さん。朝ちょっと調べてくれたって言ってたよね。ちょっとやってみてもらっていいかしら?

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    清水さん

    はい! じゃあ説明しますね。まずは、これは日報アプリの管理画面となります。で、今回設定する通知機能は、画面左側の真ん中にある「通知」をクリックします。


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    魚住さん

    これが通知機能の設定画面ね! なんだか権限の設定をした時の画面に似ているわね。

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    玉津さん

    なんや、エライややこしそうな感じですな?

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    魚住さん

    そう思うでしょ。でも私たちにもできたんだよ。権限の設定とか。ね?

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    清水さん

    (笑)

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    魚住さん

    それにしても一番上の、「レコードタイトルの設定へ」ってなんだろね?

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    玉津さん

    はい? 魚住さん、今できたんだよってゆうたばっかりですやん。。。

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    魚住さん

    ははは。。。。私もこの画面初めて見るからね。まぁいいから見ててみ。これクリックしてもらえる?

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    清水さん

    はい!


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    魚住さん

    ね? 表示された。・・・で、「次のフィールドの値をレコードのタイトルにする」・・というのはどういう意味だろ?

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    清水さん

    下に色々と書いてますよね。レコード詳細画面のページタイトル、通知の見出し、検索結果に表示される各レコードの見出し、モバイル版・・・・。通知のタイトルみたいなものでしょうかね。メールのタイトルや本文に表示されるような。

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    魚住さん

    そうだとしたら、「レコード番号」というのは通知のタイトルとして分かりにくいよね。「レコード番号」って、確か一覧の作成で見かけたけど、私たちが作らない項目でしょ? 内部ですでに持っている項目というか。

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    中八木さん

    こういうのを全部理解しながら作ったんですか? よく分かりましたね。

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    魚住さん

    うん。ややこしそうだし、ちょっと見だと難しそうなんだけど、よぅく見て考えると分かるんだよね。


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    清水さん

    ほかに選べるみたいなので、クリックしてみました。

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    魚住さん

    業務内容と所感、学び・・・これ本文の入力欄のことだよね。


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のっけから、苦労しそうな予感のお二人です。先ほど清水さんが色々と列挙してくれましたが、レコード番号は、レコード詳細画面の上部に画面の位置を記すパンくずリストが表示されます。ここに表示されている数字の1がレコード番号にあたります。ここで設定している通知の際のタイトルもこのように表示されます。その表示内容をどう設定するかを「次のフィールドの値をレコードのタイトルにする」 で選択します。


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計算フィールドの追加を行う

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    魚住さん

    これは一度詳細フォームを見た方がよいねぇ。ちょっと詳細画面に移動してもらえる?

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    ありがとう。これよね。業務内容と所感、学びもこの画面よね。


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    魚住さん

    タイトルだから、日付と発信者があるとよいよね。さっきの設定画面だと項目名が来ているようね。どうやったらくっつけられるんだろ。

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    清水さん

    確か計算という項目を作ればできませんでした?

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    魚住さん

    そうだったかなぁ・・・ためしに計算でやってみようか?

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    清水さん

    はい! ちょっと追加してみますよ。左から右にドラッグを・・・・・


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    清水さん

    追加しました! 早速設定を選んでみますね。

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    中八木さん

    なるほど、こうやって項目を作るのか。。。ものすごく簡単ですね。


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    魚住さん

    これが計算の設定画面か。社員一覧アプリ作るときもみたっけ?

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    清水さん

    はい。見た気がします。あまり追求しませんでしたけど。こんなふうに設定してみますね。確か計算式はこうやって設定すればよかったはず。フィールドコードもこれでいいような・・・・


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    中八木さん

    清水さんって凄いですね! 使いこなしているじゃないですか!

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    清水さん

    そ、そうですか・・・

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    魚住さん

    うちのシステム担当だからね。

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    清水さん

    え! あ、あの・・・いえ、私がやっては・・・こ、これで設定してみますね。


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    魚住さん

    お、追加されたね。フィールド名を設定しないにチェック入れて、計算式も表示しないを選ぶとこういう風にでるのね。


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    清水さん

    邪魔なので下に持って行きましょうか。ドラッグして・・・・


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    魚住さん

    うん。この位置でよいよ。

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    玉津さん

    簡単に画面が作れますなぁ。これはホンマ凄いかも。


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    清水さん

    一旦保存してみますね。


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    魚住さん

    一覧に戻ってきたね。これで詳細画面に移動してみて。

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    清水さん

    はい!


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    魚住さん

    それで一番下に移動すると・・・お、増えてるね。さっき追加した項目が。でも空白だけど・・・


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    清水さん

    保存しないと計算の項目は値が変わらないのじゃなかったでしたっけ? たしか・・・・保存してみますね。


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    魚住さん

    ん? なんだろ#CONVERT!って怒られたよ。 

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    玉津さん

    なんやしらん、もうちょっと掛かりそうやったら、こっちはこっちで打ち合わせやっててもええですか?

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    魚住さん

    あ、うん。こっちが落ち着いたらまた声かけるね。

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    玉津さん

    ほな、また。


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    魚住さん

    この#CONVERT!ってどういう意味だろ?

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    清水さん

    今ヘルプで見ますね。 これです!

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    魚住さん

    なるほど・・・結果が文字列になる場合・・・確かに作成者は文字列だからどうしたって結果は文字列になるよね。

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    清水さん

    あ! 確かに。さっき計算を選んだから駄目なのじゃないでしょうか! 文字列の項目を持ってきても計算式を入れられたような気がします!


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    魚住さん

    そうか! じゃあ文字列(1行)を持って来ればよいのね。


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    清水さん

    持ってきました。設定に移動しますね。


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    清水さん

    やっぱりここで出来ましたね♪

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    魚住さん

    すばらしい!

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    清水さん

    先ほどとおなじ式を入れてみました。フィールドコードもタイトルとして・・・・


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    清水さん

    ここも先ほどと同じ設定で行きますね。「フィールド名を表示しない」と「計算式を表示しない」にチェックを入れた状態で。

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    魚住さん

    オッケー♪


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    清水さん

    これで設定できましたね。では保存してみます。


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    魚住さん

    あり? なんかエラーが出たよ。「フィールドコードが重複しています」だって。

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    清水さん

    おかしいですね・・・あ!


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    清水さん

    最初に#CONVERT!のエラーが出た項目を消していなかったかも。ここもフィールドコードをタイトルにしていたかもしれません!

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    魚住さん

    なるほど。じゃあ最初に追加したのを消せばいいのね。


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    清水さん

    最初に追加した項目を消しますね。


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    清水さん

    こんな警告が出ましたが、消しても大丈夫ですよね?

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    魚住さん

    うん。まだレコードも追加していないものね。


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    清水さん

    はい。消しました! これでフォーム保存します。


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    清水さん

    設定も完了します。

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    魚住さん

    これでタイトルが出ればいいんだけどねぇ。


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    魚住さん

    レコード出してもらったけど、表示させるだけでは再計算はされないのね。

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    清水さん

    編集モードにして、保存してみますね。


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    魚住さん

    保存できたけど・・・・なんだろうね。数字のあとにAdministratorかぁ

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    清水さん

    この数字の意味が良く分からないですね


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さて、この数字の正体ですが、魚住さんと清水さんには分からなくても当然です。ここで出てくる数字はUNIX タイムスタンプという1970/1/1を開始とした秒数なのですから。ここからyyyy年mm月dd日の形式に変換するためには、真っ当なやり方では相当困難です。閏年の計算も必要になってくるので、JavaScriptを駆使する必要があります。実はkintoneは契約プランによってはJavaScriptも使用できるため、この問題も解消可能なのです。 が、お二人が目指す初級編としては難易度が高すぎるのも事実。一旦この点は後回しにして次に進んだ方がよさそうです。

次回は

今回は通知機能を勉強しようとしたのですが、通知にあたってのタイトルを決めるための計算式フィールドの設定にはまってしまいました。計算式フィールドについてはきちんと御紹介せねばと思っていたので、ここで御紹介出来て良かったです。 次週は通知機能の他の設定に進んでみたいと思います。

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