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kintoneで日報アプリをユーザーと作る(メール通知受信)

kintoneで日報アプリをユーザーと作る(メール通知受信)

前回のおさらい

前回は、日報アプリの通知機能を使うにはどうすればいいか、魚住さんと清水さんは一生懸命考えました。大分理解が進んできたところで、通知される結果を確認しようということになりました。今回は通知結果を確認してみようと思います。

ユーザーへのメールアドレス設定が必要

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    魚住さん

    今朝、通知機能の設定を大分頑張ったけど、まだ覚えてる?

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    清水さん

    あ、はい。大体は♪

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    魚住さん

    じゃあ、いよいよ通知される結果を確認してみないとね。通知の設定画面開いてもらってよい?

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    清水さん

    はい。


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    魚住さん

    えーっと、まずは・・・・アプリの条件通知か・・・作成者フィールドと更新者フィールドがあって、きんとん女子ね。どこから確認しようか?

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    清水さん

    ここで作成者フィールドと更新者フィールドとありますけど、確か今の日報アプリって一つしかありませんよね。土山さんの日報をそのまま載せたものが。あのデータって、メールの通知どうなるんでしょうか?

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    魚住さん

    Administratorで作ったんだよね? たしか?

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    清水さん

    はい。


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    魚住さん

    そうか・・・まずはAdministratorに対してどう通知されるか設定を確認しなきゃね。・・・ってどこだろ?

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    清水さん

    メールの設定ですよね・・・ヘルプ見てみますね・・・・あ、わかりました。ユーザーの設定ですよ!

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    魚住さん

    ユーザーの設定。ああ、社員名簿アプリの時に作ったっけ?明石さんに権限設定を言われた時に、追加したよね。

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    清水さん

    はい。その画面でメール設定できます。

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    魚住さん

    そうか、、、そういえばあの時は色んな設定項目を端折っちゃったんだよね~

  • その通りです。連載第七回目に、その時の様子を掲載しています。ご確認くだされば理解できます。

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    魚住さん

    で、その設定画面にどうやっていくのかというと・・・確かあの時はデザインがガラッと変わる前じゃなかったっけ?

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    清水さん

    確かそうだったと思います。画面の・・・ここじゃないでしょうか? この歯車。

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    魚住さん

    おお、そうかも。マウス合わせると、またなんか表示されたりして。

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    清水さん

    動かしてみますね~ あ、すごい。出て来ました♪ 「設定メニューを表示する」って。


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    清水さん

    クリックでメニューが出るのは一緒ですね。え~とたしか「cybozu.com共通管理」でしたっけ?


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    魚住さん

    うん。たしかそうだよ。

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    清水さん

    押してみます。画面が出ましたね。


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    清水さん

    で、ここでユーザー管理の組織/ユーザーですね。


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    清水さん

    で、アドミニストレェターの編集ボタンを押すと・・・設定画面に来ました。


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    魚住さん

    あるね。E-mailの欄が空欄だわ。

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    清水さん

    どうしましょう? 通知アドレスを入れないと通知されないのですよね?

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    魚住さん

    そうねぇ・・・じゃあinfo@akvabit.jpにしましょうか? このアドレスってお客様からの問い合わせ用でしょ? いまのところ私にしかメールが来ないような設定にしているのよね。

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    清水さん

    わかりました。それでは入れてみますね。 いん・・ふぉ・・・あっと・・あくヴぁび・・っと・・・いれました。


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    清水さん

    ついでに一つ聞いてもいいですか?

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    魚住さん

    ん? なになに?

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    清水さん

    なぜうちのアドレスってこんなスペルなんですか? 前からすごく気になってまして・・・

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    魚住さん

    ああ、akvabitのこと?

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    私も最初聞いたのよね。明石さんに。やっぱり気になるよね。で、北欧のじゃがいものお酒がアクアビットと呼ばれるのは前に話したよね。アクアビットは命の水を意味するって。

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    清水さん

    はい。

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    魚住さん

    その中で有名な銘柄があって、それのつづりが AKVAVIT なのよね。えーと、オールボーっていう銘柄だったかなあ。

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    清水さん

    へぇ~。そうなんですか~

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    魚住さん

    で、最後のVITをBITに変えたって聞いたわよ。何で変えたのかはしらないけどね。BITってなんだかコンピューターっぽい響きだよね。

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    清水さん

    確かに。でもだからそういうアドレスなんですね。よくわかりました。気になっていたので。ありがとうございます♪ これで安心して保存できます。

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    魚住さん

    (笑)

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    清水さん

    あとの方々も同じようにしてメールアドレス設定しておきますね。

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    魚住さん

    うん。お願いね~

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    清水さん

    あれ? それと大久保さんの名前が残ってますけど、日報アプリの運用は二見さんが管理されているから、二見さんに変えるってお願いされてませんでしたっけ?

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    魚住さん

    うん、そうよね~ まだ二見さんからその後どうなったのか、聞いていないのよね。一旦はこのままでお願い


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メール通知設定

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    魚住さん

    では、これで通知されるための準備は出来た訳よね~

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    清水さん

    はい。多分そのはずです。

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    魚住さん

    では、あらためて作成者フィールドに対して、どういう通知がくるかというと・・・「コメント書き込み」と「ステータス更新」ね。「ステータス更新」はさっきも調べたとおり、プロセス管理機能に関係がありそう。この後プロセス管理機能についても見てみるつもりだから、ここは後回しにしておこうか。

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    清水さん

    ということはコメント書き込みを行ってみればよいのでしょうか?

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    魚住さん

    そうね。しかもAdministrator以外でログインしなおしてから、コメントしたほうがよくない?自分で書き込むことについての通知なのか、自分が作成者の日報に付いてコメントが付いたよ、という通知なのか分かりにくくて。

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    清水さん

    そうですよね。ログインし直しますね・・・はい。終わりました。


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    清水さん

    で、コメントを追加しますね。


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    清水さん

    はい。コメントを追加しました。


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    魚住さん

    はい、ありがとう。で、これで通知が来ればよいのよね・・・私のPCで確認するね。。。15分後。。。あれ、来ないねぇ・・・おかしいなぁ。メール来ないよ?

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    清水さん

    メール来ないですか。通知ってメールによる通知なんですよねぇ?

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    魚住さん

    と思うんだけど・・・念のためAdministratorでログインしてみてもらえる?

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    清水さん

    はい。ログインし直しました。あ!

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    魚住さん

    お、来てるの?

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    清水さん

    ポータルの画面の左下に通知が!


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    魚住さん

    なるほど~ こうやって通知がくるのねぇ。この数字の羅列って、さっきのあのよく分からないタイトルの件よね。日付指定したはずなのにこうなっっちゃう件。

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    清水さん

    ですよね~。やっぱり分かりにくいですよね・・・・


  • これは第14回でお二人が悩んだ問題です。日付のデータを計算式の計算に含めると、1970年1月1日からの累積秒数で表示されてしまうという件です。 この件はJavaScriptカスタマイズが必要となってしまうため、お二人にはまだ荷が重いということで解説は省かせて頂いています。

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    魚住さん

    なるほど、でもこういう通知がポータルに来るのは分かったけど、これってログインしないと気付かないよね。メール通知が来るはずだと思うんだけど・・・

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    清水さん

    ですよね。私もそう思います。ちょっと調べてみますね。。。。あ、これかも。

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    魚住さん

    何かわかった?

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    清水さん

    どうも初期状態ではメール通知はオフになっているみたいですね。システム管理者が有効にしないとメール通知は使えないみたいです。ヘルプでメール通知を設定するってみると、右側にほら、こんな風に書かれています。

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    魚住さん

    うーむ、なるほどねぇ。


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    魚住さん

    じゃあ設定しようか。今はAdministratorだから、そのまま「kintoneシステム管理」ができるはず。

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    清水さん

    はい。歯車から「kintoneシステム管理」を選ぶのですよね。


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    清水さん

    システム管理画面ですが・・・・どこでしょうね。

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    魚住さん

    そうねぇ・・上から見て行くと関係ありそうなのは・・・「利用する機能の選択」じゃない?

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    清水さん

    クリックしてみます。


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    清水さん

    魚住さん、お見事です! 一度で到達しましたよ♪

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    魚住さん

    ふふふふ。まぐれよ、まぐれ。


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    清水さん

    ここにチェックを入れればいいのですよね、、、と、下にも何やら設定項目がありますね。二つも。

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    魚住さん

    うん。送信形式は、テキスト形式でよくない?html形式って画像とかが含まれたメールでしょ。あれどうも好みじゃないのよね。

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    清水さん

    分かりました。

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    清水さん

    その次ですよね。「個人設定の初期設定」ってどういう意味でしょう? 「?」マークにマウスを合わせると・・・

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    魚住さん

    ますます良く分からないわね。「初期状態の変更は、個人設定が未設定のユーザーと、変更後に追加したユーザーに適用されます」ですって。


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    ここで助太刀です。実は、ユーザー毎に個人設定の画面があります。それは各ユーザー名が右上に表示されていますが、その隣の歯車アイコンをクリックすると個人設定へのメニューが出て来ます。


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    ここでは時刻表記しか設定項目がありません。


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    実はお二人が行っている「利用する機能の選択」画面で、「通知のメール送信機能を利用する」にチェックを入れると、時刻表記以外にメール送信に関する設定項目が登場するのです。


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    魚住さん

    「受信しない」というのは違う気がする。多分ユーザー毎に個人設定があって、その初期状態を指しているのよね。ここは「自分宛の通知のみメールで受信」にしておこうよ。

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    清水さん

    はい。ではそれで保存しますね。


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    魚住さん

    で、続いては個人設定よね。これってどこから行けるのかしら?

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    清水さん

    確かさっき「kintoneシステム管理」のメニューの上に個人設定ってメニューがありましたよ。押してみますね。


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    魚住さん

    個人設定ね。確かにメール通知の項目があるわ。さすがね、清水さん。しかも見て!ちゃんと「自分宛の通知のみメールで受信」が設定されているわ。もしさっきの画面で「受信しない」にチェックを入れていたら、ここでも「受信しない」って設定されていたのね。

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    清水さん

    確かにその通りだと思います。こうやって理解が進む感じが素晴らしいですよね♪


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    清水さん

    アドミニストレーターは保存できたのですが、他の皆様の個人設定でも同じようにしないと駄目なのでしょうね。

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    魚住さん

    そうね。一度ログインしてみてくれる?

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    清水さん

    はい、一度私でログインしてみますね。で、個人設定へと・・・

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    魚住さん

    うん。最初から設定されているよね。つまりこれはすべてのユーザーが設定されているってことじゃない?私たちまだ誰の個人設定もいじったことがないから、先ほどの設定によって、全てのユーザーのメール通知設定は初期状態で「自分宛の通知のみメールで受信」になったということだと思うのよ。

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    清水さん

    なるほど。


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メール通知設定

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    魚住さん

    さて、今度という今度はメール設定ができるはずよね。清水さん、申し訳ないのだけど、もう一度コメントを入れてみてもらってもよい?

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    清水さん

    はい。大丈夫ですよ~。いれますね。

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    魚住さん

    なにこの改まったコメント~(笑) 清水さんってやっぱり何気に面白いねぇ。

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    清水さん

    (笑)


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    清水さん

    書き込み終わりました。

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    魚住さん

    ありがとう~ これでメールが来るかどうかね・・・また私のPCで見てみようっと。


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    魚住さん

    来た~♪

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    清水さん

    見せて下さい~♪

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    魚住さん

    でも、これってhtml形式のメールじゃないの?


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    魚住さん

    ちょっと待ってね。ThunderBirdの画像表示のチェックをいれて、、、

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    清水さん

    そういえば私のところにはこういうメールは来ないですね。

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    魚住さん

    ふつうは仕事メールはテキストメールが多いでしょ。html形式のメールだとこうなるのよね。

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    清水さん

    htmlメールって要は変な画像とかウィルス感染の危険があるからあまり好まれないのですよね。

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    魚住さん

    そう。不届きなやからがね。でも、なんでhtmlメールで来たんだろう? さっきhtmlじゃなくてテキストメールを選んだはずだよね?

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    清水さん

    はい。そのはずなのですが・・・・もう一回見てみましょうか?


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    清水さん

    あ! ごめんなさい!

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    魚住さん

    あれ? やっぱりそうだった?

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    清水さん

    おかしいですねぇ。テキストを選んだつもりが・・・

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    魚住さん

    でも、これでhtml形式で来るメールがどういうメールか分かったじゃない。


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    清水さん

    すみませんでした。これで保存します。

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    魚住さん

    オーケー♪ これでもう一回、清水さんで入り直して、コメント入れてみてもらえる?


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    清水さん

    すみません。これで再度コメントいれますね。

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    魚住さん

    三度目の正直(笑)。 清水さんいいねぇ~ 私そういうメンタリティの人すごく好きなのよ♪

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    清水さん

    ありがとうございます(笑)


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    清水さん

    これで保存しますね。

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    魚住さん

    はい、お疲れ様! これでメール確認してみるね。


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    魚住さん

    今度こそオッケ~ね♪

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    清水さん

    こういうメールだとシンプルでいいですよね。


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    魚住さん

    となると次は更新者だけど、、、これは正直省いていいよね。多分作成者と一緒だと思うし。

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    清水さん

    はい。まあ更新者のレベルの通知はあまり活用できそうにありませんよね。

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    魚住さん

    でも、きんとん女子の権限は見ておかないと。ここだとレコード追加だけで通知がくるもんね。

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    清水さん

    じゃあ追加してみましょう。同じような日報ではなくて簡単な内容でよいですよね。ダミーの。さすがにあの内容を入力するのは・・・・

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    魚住さん

    ははは。大丈夫よ。さすがに私でも遠慮するわ。

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    清水さん

    でも、これを私の名前で追加すると、良く分からなくなりませんか。せめて大久保さんか明石さんの名前で追加したほうが、通知がきちんと「きんとん女子」に来る確認になるのでは?

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    魚住さん

    そうよね。そのとおり。じゃあ明石さんで追加してもらえる?

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    清水さん

    はい。まずログインし直しますね。


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    清水さん

    この一覧画面から右側の「+」のアイコンをクリックしてもレコード追加画面に移れるみたいですね。

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    魚住さん

    うん。じゃあ入力してみて~


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    清水さん

    保存してみました!

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    魚住さん

    ありがとう~ メールが来るか確認するね~


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    魚住さん

    あれ?

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    清水さん

    えっ!?

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    魚住さん

    メールが。。。メールが来ないよ~

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    清水さん

    今度は何でしょうか・・・・?

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    魚住さん

    もう一度二人で設定確認しようか。管理者による「kintoneシステム管理」から。

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    清水さん

    はい。開きました。問題ないですよね。

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    魚住さん

    うん。じゃあ次はアプリの設定で通知設定画面を見て、きんとん女子について「レコード追加」にチェック入っているよね。

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    清水さん

    はい。開きました。問題ないですよね。

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    魚住さん

    あとは、個人設定か。私と清水さんって同じように設定したよね。

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    清水さん

    はい。設定・・・・あ・・これが原因かも。

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    魚住さん

    なになに?

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    清水さん

    ほら、さっき見たときに初期表示が「受信しない」ではなく「自分宛の通知のみメールで受信」になっている、って話しましたよね。

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    魚住さん

    うん。確かに。そうなってたよね。でも。

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    清水さん

    その時、保存押してないのですよね。確か。

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    魚住さん

    !! あ!そういえば! なるほど、そうかもしれない。清水さん、もう一度私と清水さんのユーザーでログインしてみて、個人設定で保存って押してくれる?

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    清水さん

    はい。今度は保存しました。

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    魚住さん

    となると。。。もう一度明石さんでログインね。

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    清水さん

    もう一度レコード追加しますね。


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    清水さん

    今度こそ。保存します。

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    魚住さん

    うん。何度もありがとう。これでもう一度確認するね。


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    魚住さん

    あちゃー。

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    清水さん

    えっ? 駄目ですかー

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    魚住さん

    メール来ないねー。これはなんだろうね。

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    清水さん

    ちょっと待って下さいね。マニュアルを見てみますね。。。。あ、こんな記載があります。

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    魚住さん

    どれどれ? 見せて? ふーん。「現在、「レコード編集」または「ステータスの更新」を条件にした、レコード更新者に対する通知を設定できる不具合があります。」か~。でも、今やっているのって「レコード追加」だよね。なんか違くない?

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    清水さん

    いえ。そこじゃないんです。その少し上10行目ほどに書いてある文には「追加するユーザーを選択」って書いてますよね。

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    魚住さん

    確かに書いてある。

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    清水さん

    でも「きんとん女子」ってグループじゃないですか?

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    魚住さん

    なるほど!


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    清水さん

    というわけで「アプリの条件通知」から一旦、「きんとん女子」を消しますね~

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    魚住さん

    うん。お願い。


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    清水さん

    これで個人単位で追加したらよいのですよね?

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    魚住さん

    さっきのマニュアルの記載が正しければね。


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    清水さん

    魚住さんと私を続けて入力してみますね。

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    魚住さん

    うん。お願い。


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    清水さん

    で、続いて明石さんでログインしてレコード追加してみますね。

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    魚住さん

    今度こそ~


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    清水さん

    はい! 保存しました!

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    魚住さん

    メール見るね~


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    魚住さん

    駄目だー。おかしいー。

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    清水さん

    うーん。もうわからないですねー。もう一度明石さんで書き込んでみたんですが・・・・来てないんですよね。メール・・・・・あ!

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    魚住さん

    えー。わかったぁ? 今度こそ・・・・

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    清水さん

    一度、個人設定で「すべての通知をメールで受信」にチェックを入れてみませんか?

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    魚住さん

    なるほど~ 「自分宛の通知のみメールで受信」ではなく、「すべての通知をメールで受信」に変える訳ね。


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    魚住さん

    じゃあ、今度こそお願いっ!

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    清水さん

    はい!

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    魚住さん

    あっ!!! きたっ きたー♪

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    清水さん

    あっ、私のところにも!


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    というわけで、ようやくメールの受信が出来ました。なぜメールが来なかったのかというと、魚住さんと清水さんは「自分宛の通知のみメールで受信」を選択していたからなんですね。実はこの「自分宛の通知」というのがややこしいのです。自分宛が何を指すのか。それは2つあります。1つは「作成者」か「更新者」に自分の名前があるとき。もう1つは、フォームの項目のうち、「ユーザー選択」「組織選択」「グループ選択」のいずれかで自分の名前があるときです。「自分宛の通知」とはこれ以外の条件は含まれないようです。私も本稿を書くまで勘違いしてしまっておりました。なので、先ほどから魚住さんと清水さんが試行錯誤した設定のうち、不要な作業が二つあります。一つは初期の個人設定で保存しなおした作業です。これは不要です。もう一つはグループからユーザーに変更した作業です。これはグループ単位でも所属するユーザーの個人設定が「すべての通知をメールで受信」になっていれば、メールは受信できます。


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次回は

今回はようやく通知メールが受信できるところまで頑張りました。また、久々にユーザー設定を触わりましたが、ちょっとした設定項目によって、メールが届かないという事態にも遭遇しました。こういった項目はおろそかにせず、初めての項目はきちんと確認しましょう。さて、次回は残りのレコードの条件通知のメール受信確認とリマインダーの条件通知も確認してみたいと思います。

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