上司の期待値を超える議事録の書き方のコツ

上司の期待値を超える議事録の書き方のコツ

会社で会議に参加するようになり、そこで議事録を頼まれたけれどうまく書けなくて悩んでいるという新入社員の方はいらっしゃいませんか。議事録はただのメモ書きではなく、きちんとコツをおさえて書くことで伝わりやすくなります。もう議事録を頼まれても大丈夫!書くコツをお伝えします。

喜んで引き受けるべき?議事録を書くメリット

議事録を書くのが憂うつ…と感じている方もいると思いますが、議事録を頼まれることには主に2つのメリットがあると考えてください。

ひとつめとして、会議に参加して議事録を書くことで、仕事を覚えられるというメリットがあります。新入社員の場合はとくに会社の仕事をたくさん覚えなければならないですよね。自分の仕事をやっと覚えたと思っても、全体の流れを理解できていないと、仕事の理解は深まりません。会議では社内の担当者や取引先、問題点などを実務の流れに沿って知ることができます。書くという作業で記憶に定着しやすくなり、また、書きながら関連する仕事のつながりが見えてくることもあります。

ふたつめのメリットとして、ビジネスで使う言葉に慣れることができるという点が挙げられます。文書作成やEメール、電話など仕事上ではビジネスにふさわしい言葉遣いが求められます。新入社員の場合、いつまでも学生のような言葉遣いをしていては、社会人として信用してもらえないこともあります。議事録を書くことは、ビジネスの一般常識を学べるチャンスといえるでしょう。

コツ1.事前準備がその後を左右する

事前準備として、議事録で書くべき項目をあらかじめ調べておきましょう。会社指定のフォーマットがあるところは、事前に入手しておくとよいですね。無い場合や担当者ごとに異なる場合には、以前に書いた人がどんなことを議事録で書いていたのか参考までに見ておきます。

内容はわからなくても、どんな項目を作っているのか、上から順番にメモしておきましょう。項目のメモがあれば、どんなことに注意して話を聞き、書けばよいかという方針が見えてきます。事前に会議の概要が通知されていれば目を通しておき、日付や参加者、議題がわかれば下準備をしておくことをおすすめします。

コツ2.会議中はポイントをおさえる

最初はとにかく書くことに必死になるかもしれませんが、ここだけは落とせないというポイントを紹介します。5W1Hを意識することがポイントで、とくに3つのW「誰」が「何」をするのか、「いつ」にあたる期日が重要です。会議中にすべてが決まらないこともありますので、未定の部分には未定と書くことも忘れずに。

また、会議によっては討論が長引くこともありますので、要点を絞ってメモするようにしましょう。その場で要点をまとめることが難しければ、ある程度絞ってメモをとれば問題ありません。会議での話を全部書き起こす必要はありませんが、議事録は備忘録も兼ねていますので会議の骨組みや流れがわかるように意識してください。

コツ3.わかりやすさを忘れず、仕上げに磨きをかける

「結論から伝える」ことが簡潔にまとめるコツです。会議で決定した事項から書き、1文1意、基本は丁寧語の「です、ます」でまとめましょう。わかりにくい文章は、1文が長く、あれもこれも盛り込まれているという特徴があります。そのため、上司や先輩から「わかりづらい」と指摘されてしまうことも。決定事項をまとめたあとには、会議中に討論されたこと、会議中に決まらなかったこと、担当者への宿題があれば、それらも書いておきます。

また、次の会議の日程がわかっていれば明記します。議事録をチェックする上司によって書き方が異なることもありますが、社内で決まっている言い回しや書き方などのアドバイスには耳を傾け、ブラッシュアップさせていきましょう。

コツ4.会議後の記憶が残るうちに

新入社員はやらなければいけないことや覚えなければいけないことがいっぱいあると思いますが、議事録は後回しにせず、会議後すぐにまとめてしまいましょう。後回しにすればするほど記憶が薄れて、思い出すだけで時間を取られてしまいます。自分で調整ができないようなスケジュールが詰まっている場合は、会議中に仕上がりイメージだけでもざっとメモしておくだけでも十分です。時間が空いてしまうと重要な項目が抜け落ちるリスクもありますから、早めに取りかかれるようにしましょう。

まとめ

議事録を書くことによって、仕事の流れを覚えることができたり、ビジネスに必要な知識を身につけることができます。わかりやすくまとめられた議事録は、見返したときにビジネスのヒントになることも。議事録を書くコツをおさえて、会社の上司や同僚、みんなに喜ばれる議事録を目指してみましょう。

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