ガントチャートで進捗管理!人気フリーツール3選&エクセルでの作り方

ガントチャートで進捗管理!人気フリーツール3選&エクセルでの作り方

どんなプロジェクトでもきちんと計画をたて進捗管理を行うことで、スケジュールの遅れを未然に防止し、予想外のコスト発生を避けることが可能になります。 このようなプロジェクト管理によく使われるツールの1つ、ガントチャートについてまとめていきます。エクセルを使って自分で作ればプロジェクトにあわせた自由度が高くなりますし、フリーの便利なツールも多くリリースされていますので是非チェックしてください。

プロジェクトを円滑に進める原則をおさえよう

一口にプロジェクトと言っても一日で終わるものから数年にわたるものまでさまざまです。しかし、どのようなプロジェクトでも、はじめに「計画」を立てることからはじまります。この計画がプロジェクト管理者の頭の中にだけあっても意味はありません。これを具体的に見やすい形として、関係者全員で適切に共有していく必要があります。 そのためのツールの1つが今回紹介していく「ガントチャート」です。

プロジェクトのタスクを細かく洗い出す

プロジェクトの計画を立てていくには、そのプロジェクトを進めていくうえで必要になるタスクを洗い出し、「何を」「いつ」「誰が」行うかを検討して積み上げていく必要があります。タスクに漏れがないか、無理な日程は組んでいないか、誰を担当にするのが適切かといったことを精査していきます。 この時、プロジェクトのメンバー内で、タスク1つごとの内容、意味にぶれがないようになるべく具体的に細かいレベルまで落とし込んでおきます。

身近なエクセルを使ってガントチャートを作ってみよう

ガントチャートを作成するには、いったん整理したタスクから次のような項目を見やすく表の形式にします。

  • タスク名
  • 開始日
  • 期間
  • 終了日

さらにその表の右側にタスクごとの具体的なスケジュールの線引きをしていきます。これらの項目に加えて、タスクの説明や担当者、進捗状況を加えることもあります。プロジェクトの規模によっては、スケジュールの単位が日、週、月になるといった違いはありますが、これがガントチャートの基本的な形になります。

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このスケジュールの部分をエクセルでどう作成するかは大きく2種類あります。1つは、タスクごとの期間に応じて手作業で文字通り線引きしていく方法です。例えば、日単位の幅の狭いセルを並べて必要な日数だけセルを塗りつぶすといったやり方です。エクセルの演習として行われることも多いので経験したことがある方もいらっしゃるでしょう。

このやり方は、スケジュールの変更があるごとに手作業でまた作り直さなければならないため、あまり変更がない単純なプロジェクトには向いていますが、現在ではあまり使われないかもしれません。

もう1つの方法は、エクセルに用意されている横棒グラフを利用することです。この場合、ガントチャートの左側の表の部分を選択し、タスク名、開始日、期間を元データとして横棒グラフを作成して表の右側に配置します。ただし、かなり細かいグラフの調整を行う必要があります。例えばグラフのデータ系列として、開始日と期間の2つを設定し、軸の目盛り間隔を調整するといった事が必要になってきます。先ほどのガントチャートの例は、こちらの方法で作成しています。

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この方法の利点は、ガントチャートの左側の表の部分に変更があれば、スケジュールの部分が自動的に連動されることです。

この他にもエクセルで、すぐにガントチャートが作成できる無償のテンプレートも数多く公開されていますので、自分の業務にあったものを探してみるのもよいでしょう。

一歩進んだガントチャート作成/プロジェクト管理ツールを見てみよう

ガントチャートは、作成しただけでそのプロジェクトがスムーズに進むわけではありません。どんなに最初の計画を綿密に立てていても、想定外の事態はどうしても起きてくるからです。例えば、担当者を急に変更しなければならなくなった、当初の見積りより作業量が増えてしまったといったことはよくあります。

期間が長く関係者が多いプロジェクトの場合、エクセルで、そのつどガントチャートを作成しなおしていては大変です。計画の変更を、よりスムーズに行うだけでなく関係者で的確に情報共有するためには、ガントチャートの変更がより簡単にできるツールや、プロジェクト管理専用ツールを使うことが効果的です。

例えば、「みんなでガント.com」は、特にユーザー登録の必要もなく、無償でガントチャートをブラウザー上で簡単に作成することができます。さらに作ったガントチャートを関係者全員で共有することも簡単にできるので、それほど複雑ではないプロジェクトの進行を関係者で共有するのに便利です。

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ブラウザー上で使えるプロジェクト管理ツールも増えてきました。その中の1つ、「Jooto」はプロジェクトを円滑に進めるためにチームメンバーの間で情報を共有するいろいろな仕組みが用意されています。無償のプランから利用することができ、有償のプランを選ぶとガントチャートを作成する機能も用意されています。

また、IT関連のプロジェクトでよく利用されているプロジェクト管理ツールが「Redmine」です。ガントチャート作成の機能だけでなく、非常に多機能なオープンソースのプロジェクト管理ツールとして人気があります。プログラムは無償で利用できますが、社内で利用するには別途サーバーを用意してインスチールする必要があります。また、すぐにネットで利用できる有償のサービス「My Redmine(マイレッドマイン)」も用意されています。

ガントチャートは、エクセルの他にも様々なツールで簡単に出来るようになって来ました。しかし、大切なことは一度作って終わりではなく、プロジェクトの進み具合にあわせて適切に見直しを行い、関係者の間で現状をきちんと共有していくことです。ガントチャートを活用して、遅れもなく無理もないプロジェクトを進めていきたいものです。

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