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ビジネス向き!OneDrive for Businessの便利な使い方と容量毎の料金比較!

ビジネス向き!OneDrive for Businessの便利な使い方と容量毎の料金比較!

OneDriveとはどんなサービス?

あなたもOffice で作成したファイルを印刷したりメールに添付したりと、情報共有については試行錯誤しているのではないでしょうか。ここではOfficeファイルの共有・同期にとても役立つサービスの使い方をご紹介します。Microsoft社が提供するOneDriveというサービスは、インターネット上でファイルの共有ができます。類似のサービスとしてDropboxやbox、Google Driveが知られていますが、OneDriveではWindowsやOfficeを使ったドキュメント共有・同期手段が標準装備されています。

OneDriveの利用料金と容量について

大きく分けてOneDriveとOneDrive for Businessの二つに分かれます。前者は個人用、後者は業務用と考えてよいです。それぞれのプランでは、さらに容量に応じたプランが用意されています。

OneDrive

無料で使える容量 ・・・5GBまで無料
有料の容量プラン・・・170円 ユーザー/月当りで 50GB使用可能。
OneDrive + Office 365 プラン・・1,274円 ユーザー/月当りで 1TB使用可能。

OneDrive for Business + Office 365

さて、料金体系が違う以上、機能にも違いがあります。一番大きな違いは、それぞれのプランごとのデータ保存容量です。

プラン1・・・540円 ユーザー/月当りで 1TB使用可能。
プラン2・・・1,090円ユーザー/月当りで 5TB使用可能。

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また、OneDriveはOffice 365との同期において使い方の余地が格段に広がります。Office365とは、Microsoft社の提供するブラウザ上で動作するOfficeツール群の製品名です。ExcelやWordやPowerPointといった広く使われているアプリケーションが含まれています。料金体系上でもOffice365と組み合わせたプランが用意されています。

OneDriveとOneDrive for Businessの違いについて

OneDrive for Businessは、ビジネス向けに拡張された機能が提供されています。
OneDriveは職場での使用を前提としない、個人向けのストレージで、OneDrive for Business は業務用のドキュメントを保存するためのサービスという違いがあります。 個人用のOneDriveをOffice365ビジネスアカウントに関連付けることはできませんが、ファイルのコピーや移動は可能です。

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モバイルアプリ

iPhoneやAndroid、Windowsモバイルに向けたOne Driveのアプリが提供されており、モバイルからの編集や同期、共有が可能です。

Web経由のアクセス

ブラウザからも高度なOffice機能を使うことができます。

デスクトップの同期

同期を行うことで、オフラインの状態であっても作業を行うことが可能です。

オフラインアクセス

インターネットに接続していないときにもオフライン上でファイルを開くことが出来ます。

ユーザー間共有機能

様々な共有機能を組み合わせることで、ユーザー間で情報共有が可能です。

Officeとの統合

最新のOfficeにOneDrive同期機能が組み込まれています。

Office 365 を使用している場合は、OneDrive for Business用にクラウドで1TBの領域が利用可能となります。

データ損失防止機能

 

機密情報の監視や保護を行います。また、インプレースホールド機能を使うことで、ファイルのバージョン管理も行えます。(OneDrive for Business + Office 365のプラン2のみ)

情報保護機能

 

ユーザーごとにドキュメントへのアクセスを制限できます。(OneDrive for Business + Office 365のプラン2のみ)

ここに挙げた機能は、ビジネスでOneDriveを使うためには欠かせないものばかりです。

OneDriveはOfficeファイルの保存先として最適

OneDriveをデータの保管庫としてやファイル共有のために使う以外にも、標準で便利な機能が備わっています。例えば、Office製品から直接OneDriveへファイル保存が可能です。また、最新のOffice 2016では、最初からファイルの保存先にOneDriveが用意されています。これによってサーバーを意識することなくOneDriveに保存することが可能です。
Windows10ではOne Driveが初めからインストールされているので、よりスムーズに利用ができると思います。
One Driveの無効化とアンインストールの方法はこちら

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OneDrive上でも、Officeファイルについては最初から「Excel Onlineで開く」や「Excelで開く」といったメニューが用意されており、ツールやプラグインのインストールなしにOfficeファイルを取り扱うことができます。

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kintoneとの同期で更に便利に

zapierを使うと、kintoneとOneDriveの同期が可能となります。kintoneとは簡単にデータベースが作れるクラウドサービスの一つです。また、zapierとはさまざまなWebアプリを共有・同期するためのハブサービスです。 kintoneとOneDriveの使い方についてはzapierサイト内に説明が載っているので、参考にしてみてください。

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zapierを使えば、kintone上のアプリに新規レコードを作成すると同時にOneDriveにファイルを生成することも可能です。zapierの詳細な説明は省きますが、以下にzapierによるkintoneとOneDriveの共有・同期設定の画面例を掲載しています。是非試してみてください。

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他のWebアプリからOneDrive共有・同期を行うためのプラグインは、他にもあります。たとえばポータブルスキャナのScanSnapとの連携プラグインが提供されており、スキャンしたデータをOneDriveに取り込む処理が実現できます。こうした連携技をうまく使えば、さらに便利になります。

まとめ

最後に、OneDriveの利点と注意点を掲げておきましょう。

  • 簡単にファイルの共有が出来る。
  • 相手に応じてファイルの共有や制限が出来る。
  • OneDriveとOneDrive for Businessがあり、容量や料金、機能に違いがある。
  • OneDrive上でOfficeを編集する際、ブラウザ上で編集が完結できる。
  • 最新版のOfficeには最初からOneDriveが保存先として用意されている。
  • 他のWebアプリとのプラグインも用意されており、業務システムからのアクセスが容易。
  • zapierのようなハブサービスを活用することで可能性はさらに広がる。

これらの点を理解した上で、OneDriveが業務に導入できれば、きっと皆様の作業効率が改善されるはずです。是非お役立て下さい。 皆様にとって上記の内容が有益な情報となれば幸いです。

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