重いEXCEL-エクセルを軽量化、その徹底改善法!

重いEXCEL-エクセルを軽量化、その徹底改善法!

Excelを起動しようとしても、いつまで待ってもファイルが開かない、特定のExcelファイルの動きが悪い、作業中フリーズしてしまう、などということはよくありますね。今回はExcelが重い、動きが悪い時の軽量化の方法をまとめました。

問題を切り分ける

Excelの動きが悪くなる原因は大きく2つに分けられます。まずは、この2つを切り分けましょう。ひとつは、Excelのプログラム自体に問題がある場合で、もうひとつはExcelデータファイルに問題がある場合です。

Excelのプログラム自体に問題がある場合

Excelで作成した全てのデータファイルで動作が遅い、フリーズする、あるいはエラーが表示されます。また、データファイルを開かず、Excelのプログラムのみを起動する際も同様に動作が遅い、フリーズする、あるいはエラーが表示されます。

Excelデータファイルに問題がある場合

特定のデータファイルでのみ、動作が遅い、フリーズする、あるいはエラーが表示されます。

その他、パソコン自体に問題がある場合、WindowsなどOSに問題がある場合もExcelの動きが悪くなる場合がありますが、この場合、Excelの問題ではありませんので、今回は省略させていただきます。

Excelのプログラムに問題がある場合の対処法

Excelのプログラム本体、あるいはExcelの設定ファイルが破損している可能性があります。まず、Excelの設定ファイルを再作成して問題が解決したか確認します。

Excelの設定ファイルの再作成方法

Excel が起動していない状態で、エクスプローラを開きアドレスバーに次のパスを入力してエンターキーを押します。

%APPDATA%\Microsoft\Excel

上記パスでうまく開かない場合は以下を入力ください(ユーザー名)は自分のログインユーザー名となります。

C:\Users\(ユーザ名)\AppData\Roaming\Microsoft\Excel

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Excelのバージョンにより異なりますが、上記のようにExcel12.xlb 、Excel14.xlbという名前のファイルがあります。
※上記の例、筆者の場合Office2007とOffice2010の二つのOfficeが入っていますので二つあります。通常は一つです。このファイルをExcel12.oldと名前を変更します。

ファイルの名前を変更後、Excelを起動し、問題が解決されているか確認します。

Excelの修復セットアップ

設定ファイルの再作成で問題が解決しない場合、Excelのプログラムを修復セットアップします。左下のWindowsアイコンを右クリックし、アプリと機能を選択します。

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上記のようなパソコンにインストールされているプログラムの一覧が表示されますので、ご自分のOfficeのバージョンに該当する部分をクリックします。

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クリックすると、「変更」と「アンインストール」のボタンが表示されますので、「変更」を選択します。続いて表示される画面で「修復」にチェックをいれ「続行」をクリックします。

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修復が完了しましたら、念のためパソコンを再起動し、問題が解決しているか確認します。

Excel自体に問題がある場合、だいたい以上の方法で解決しますが、それでも問題が発生する場合、OfficeとWindowsのアップデートがないかを確認し、必要であればアップデートしてみましょう。

Excelデータファイルに問題がある場合の対処法

Excelデータファイルに問題がある場合の中から、ありがちなものを順に対処法を紹介していきます。

1.大きな画像データが貼りついている。

ExcelをWordのような文書作成に使われている方によく見られる例ですが、写真やイラストなどの画像ファイルを貼りつけたところ、見た目が大きすぎたので、ドラッグして小さくした場合です。スマホやデジカメで高品質で撮影した写真をそのまま貼り付けると、ファイルサイズが数メガバイトある場合があります。

サイズもパソコンの画面に収まらないような大きさで、これをドラッグして小さくして、目的の見た目サイズにした場合、見た目は小さくなっていますが、ファイルサイズは小さくなっておらず、数メガバイトのままです。

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上記の例ですと、見た目サイズ(縦横サイズ)が元ファイルサイズの20%になっていますが、ファイルサイズはそのままです。

正しい手順は、画像処理ソフト等で、目的の大きさ(解像度)に修正後、Excelシートに貼り付けます。この場合、画像ファイルにもよりますが、400ピクセル程度の画像ファイルで数十キロバイトになります。一旦貼り付けた画像を再度編集して貼り付けるのは面倒という方は、次の方法で画像ファイルサイズを小さくすることが出来ます。

目的の画像を右クリックして、コピー→適当なセルで右クリックして、図としてコピーを選択→コピー元の画像を削除し、入れ替えます。

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右側が画像として貼り付けた画像です。拡大/縮小サイズが100%になっています。
このような画像がたくさんある場合は、上記の方法では面倒なので次の方法を取ります。画像を選択した状態で、上部リボンの図ツール(書式)を選択します。

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続いて、図の圧縮を選択し、解像度を希望のものを選び「OK」をクリックします。

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 2.シート内に不要なデータが残っている

削除したつもりが削除できていない、というこれもよくあるミスから起きるトラブルの一つです。特に多いのが、「オートシェイプ」。オートシェイプはセルを選択して削除するのではなく、オートシェイプ自体を選択しないと削除出来ませんので、そのまま残っていることが多く、Excelの動作を遅くする原因となります。

オートシェイプの種類にもよりますが、ラインや矢印などセルの境界線とよく似たものなどは、どこにあるか見つけるのも大変です。削除し忘れたオートシェイプを一括で削除する方法があります。

それがジャンプ機能です。ショートカットCtrlボタン+Gでジャンプ機能を開き、オブジェクトを選択後、OKをクリックでオートシェイプ全てが選択されます。必要なオートシェイプがある場合は「Shiftキー」を押しながら選択すると選択から外れるので、どれが必要か不要かを確認して削除します。

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同様にジャンプ機能を使って、不要なコメントや空白セルなどを選択し、不要なものは削除しましょう。また、不要なシートや非表示になっていて不要なシートはないかなど、Excelデータファイルが大きくなっていそうな原因を探し、不要であれば削除します。式やマクロなども見直し、簡易な式に出来るものは出来るだけ簡易になるようにします。

3.自動機能を停止する

Excelは既定では、データの保護のため、数分おきに自動でその時点の状態を保存してくれます。この自動保存時に一時的にExcelの動きが悪くなったり、フリーズしてしまう事があります。また式がある場合、式に対応する値に変更があった場合、自動で再計算を行いますので、複雑な式の場合は動作が遅くなる原因になります。

これらは非常に便利な機能なのですが、不要であれば自動、手動をF9キーで切り替えが可能です。また、メニューバーのファイル→オプションでオプション設定を開き、数式、保存欄で、自動、手動の切替、自動保存の有無、自動保存時間の間隔を変更することも可能です。
※Excelは意外とよくクラッシュしますので、自動保存は手動に切り替えないことをお勧めします。

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まとめ

今回はExcelの動作が悪くなった時の改善法をご紹介しました。筆者の経験では、Excelの動作が悪くなるのは、Excelの問題ではなく、利用者の使い方によるものがほとんどです。出来るだけシンプルに、不要なものは排除されたExcelシートを作成できるように心がけましょう。

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