フリーランスの仕事をサポートする鉄板管理ツール

フリーランスの仕事をサポートする鉄板管理ツール

基本的に上司がいないフリーランスは、自らの裁量で仕事をするのが当たり前となっています。自分の意志でやり方を変えられる自由度はフリーランスならではの魅力ですが、裏を返せば自己管理、自己調整能力が求められる働き方とも言えます。ここではフリーランスの仕事を影で支えている管理ツールをジャンル別に紹介いたします。

優れたツールの共通点

後述のツールには「ブラウザからアクセス可能なクラウドサービスである」という共通点があります。これにより「場所や端末のOSに縛られない運用=隙間時間の有効利用」を実現できます。

簡易的に幅広くカバーできる総合ツール

なるべく少ないツールでコンパクトに管理したい方には、総合的な管理ツール、ノートアプリなどが手軽に利用できて便利です。ひとつひとつの機能は個別の特化したツールの方が優れていますが、ビジネスの規模によっては、こういったもので十分対応できる場合もあります。扱うソフトを絞ることによって機能性に優れる有料プランに費用を回しやすくなるのもメリットです。

Evernote

Evernoteは、メモや画像、音声などを「ノート」として保存できるクラウドサービスです。気になるサイトをクリップし、ノートに保存することも可能で、ノートは、スタック、ノートブック、タグなどで階層的に管理ができます。

例えば、クライアントごとにノートブックを作成し、案件情報をノートに記録、タグに案件の分類やキーワードを埋め込むだけで簡易的な顧客台帳が完成します。ウェブやメール、SNSを利用したノートの共有、公開ができ、リマインダー、チェックリストといったタスク管理機能も備えています。

スケジュール・タスクを管理する

日々の予定やTODOリストなどでスケジュールを管理できるツールです。仕事の許容量を判断する際にも役立ちます。

Jooto

Jootoは、カード形式で操作するタスク管理ツールで、ドラッグ&ドロップでリストの並び替え、ファイルのアップロードなどができるのが特徴です。直感的に操作する作りでタスク管理ツールに不慣れな方でも扱いやすくなっています。タスク内にチェックリストを作成すると進捗をパーセントで示す機能があり「完了」「未完了」より細かい状況が設定できます。

Brabio!

Brabio!は、ガントチャートでスケジュール管理ができるツールで、タスクやプロジェクトの開始日と終了日が一覧で確認できるため、視覚的に把握がしやすく、プロジェクト専用のタスク管理機能が備わっているので、プロジェクト単位でのタスク管理にも適しています。ユーザーモードは「管理者」「スタッフ」「パートナー」「ゲスト」の4つから選べ、チームやクライアントとのタスク共有に重宝します。

案件を管理する

おもに見積書、受注後の請求書、納品書を顧客別に発行したい場合に活躍するツールで、売上を把握するための足がかりにもなります。

board

boardはクラウド型業務・経営管理サービスで、請求書や見積書の作成を効率化するだけでなく原価登録や発注書発行を活用した損益計算もできる案件管理ツールです。案件の設定項目が適切であればあるほど、精度の高い「売上の内訳」や「売上予測」を出力してくれるのが特徴です。異なる組織のメンバーとの共有には不向きですが、顧客ごと年月ごとに見積りへの回答、案件の進捗、請求書の送付、入金の進捗などの状況を把握でき、日々の仕事に追われがちなフリーランスにとって頼もしい存在です。

会計を管理する

売上や経費の内訳を管理するツールで、確定申告はもちろん財政状況を把握する重要な役割を果たします。ビジネスの規模によっては導入しなくても問題ありませんが、経費精算や入金管理に時間と手間を取られている方は一刻も早い導入をお薦めします。

freee

freeeはクラウド会計ソフトで、インターネットバンキングに対応している銀行口座やクレジットカードの取引情報を連動できるのが特徴です。連動した口座の入出金情報を取得する他、取り込んだ領収書の金額や用途を自動推測する機能があり、手入力の手間を省き、入力ミスを防げます。さらに、スマートフォン向けのアプリもあるため、移動中に取引登録をしたり自動推測の内容をチェックしたりと時間の有効活用に一役買ってくれます。

仕事の実績、成果を管理する

手がけてきた案件や実績を周知するにはポートフォリオ用のサイト構築が一般的です。クリエイターにとって制作物は自己紹介と同等ですのでなるべくこだわりたいところですが、こだわるがためにサイトのリリースが遅れてしまい、実績を紹介できないというジレンマに陥ることも珍しくありません。

Portfoliobox

Portfolioboxは、日本語にも対応しているポートフォリオ作成サイトで、見映えの良いポートフォリオを簡単な操作で作れるのが特徴です。テンプレートを選び、ギャラリーに画像を追加していくだけで、雰囲気の良いサイトができあがります。CSSをカスタマイズすることもできるため、細部にこだわることも可能です。無料で作品が40件まで登録できます。

数多のサービスから自分に合ったものを探すのは容易ではありませんが、それぞれの特徴を吟味しみながら効率化を追求するのはフリーランスの醍醐味ではないでしょうか。さらに言うなら、もし無料プランにこだわるあまり利便性を欠くような状況があるようであれば、乗り換えによって発生する費用と手間を比較するチャンスです。

事業者は経営者であり営業であり経理でもありますが、そこに労力を割くあまり顧客に提供できるサービスの質が下がるようでは本末転倒だと思います。これからの業務管理のヒントになれば幸いです。最後までお読みいただきありがとうございました。

Text:高橋智広
フリーランス。「 IT、デザイン、 マーケティングを武器に参謀を担い、 顧客の想いを起点とした市場活動の遂行により事業の存続を実現する」 というスローガンの下、夫婦で小規模事業者を専門にマーケティング、業務効率化、Web制作などのサポートを行っている。

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